Zo organiseer je een aftelmoment zonder stress

Een aftelmoment draait om één precies moment, dus de voorbereiding moet daar naartoe werken. Begin met de locatie, het verwachte aantal gasten en de techniek voor de aftelvideo of het scherm. Daarna leg je vast wie er komt, wat je serveert en hoe mensen zich door de ruimte bewegen. De meeste problemen ontstaan doordat leveringen, koude dranken en audiovisuele techniek te laat worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf het aftelmoment en plan de laatste controles op dezelfde dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Boodschappenlijst opstellen
7
Muziek afspeellijst samenstellen
8
Weersverwachting controleren
9
Leveringen bevestigen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Servies controleren
14
Techniek testen
2 personen
15
Aftelvideo klaarzetten
16
Ruimte vrijmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Buffet opbouwen
3 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Muziek en scherm aansluiten
2 personen
23
Drankenstation inrichten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
3 personen
25
Aftelprogramma doornemen
2 personen
26
Toiletten controleren
27
Entree gereedmaken
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Muziek verzorgen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Afval verzamelen
35
Toiletten tussentijds controleren
36
Aftelmoment aankondigen
37
Champagneglazen uitdelen
2 personen
38
Aftelvideo starten
39
Proosten begeleiden
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten en drank opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Afval wegbrengen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Voorraad controleren
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Champagneglazenaantal 45
Bordenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Confettikanonnenaantal 6
Cijferslinger
Metallic slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8
Plakhaakjesaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Bezem
Vuilnisblikkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk terug vanaf het aftelmoment: plan het programma vooraf en neem het op de dag zelf nog één keer door. Zet de aftelvideo klaar op de laptop en test beeld, geluid en aansluitingen voordat de gasten arriveren.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik die lijst voor dieetwensen, hoeveelheden hapjes, glazen, stoelen en de indeling van het buffet; losse aanmeldingen op de laatste avond zorgen snel voor tekorten.
Richt de ruimte in drie zones in: een plek voor jassen, een drankenstation en een buffet. Zet afvalbakken zichtbaar neer en houd de route naar het scherm vrij, zodat mensen tijdens het aftellen niet voor het beeld lopen.
Zet dranken tijdig koud en controleer op de dag zelf of er genoeg koelruimte is. Verdeel glazen over het drankenstation en het buffet en houd extra ijsblokjes beschikbaar voor het laatste uur.
Test verlichting en stroom voordat je versiering ophangt. Controleer Bluetoothspeaker, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen samen; een kabel die pas bij de generale repetitie ontbreekt, is lastig nog te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een aftelmoment organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 1 week voor het aftelmoment, zodat je daarna de definitieve hoeveelheden kunt bepalen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een aftelmoment?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast water en houd gekoelde voorraad achter de hand, zodat je niet tijdens het aftellen hoeft bij te vullen.
Wanneer test je de beamer en aftelvideo?: Test de volledige combinatie van laptop, beamer, projectiescherm, speaker en kabels minimaal 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid en het juiste videobestand.
Wanneer zet je hapjes en buffet klaar?: Bouw het buffet ongeveer 30 tot 45 minuten voor de start op. Zet kwetsbare hapjes zo laat mogelijk neer en vul kleine schalen tussendoor aan, zodat het buffet tijdens het aftelmoment overzichtelijk blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.