Cómo organizar una celebración de cuenta atrás

Una celebración de cuenta atrás funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: confirmar asistentes, preparar la logística y ensayar el momento final. Empieza por reservar el lugar y enviar las invitaciones; después cierra las preferencias dietéticas y la lista definitiva. En los últimos días, concentra las compras, las entregas y las pruebas técnicas. La pantalla, el sonido, las bebidas frías y el vídeo de la cuenta atrás deben estar listos antes de que lleguen los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Hacer la lista definitiva de invitados
6
Elaborar la lista de la compra
7
Crear lista de reproducción musical
8
Comprobar el pronóstico del tiempo
9
Confirmar entregas
10
Hacer la compra
2 personas
11
Enfriar las bebidas
2 personas
12
Preparar aperitivos
3 personas
13
Comprobar la vajilla
14
Probar la técnica
2 personas
15
Preparar el video de cuenta atrás
16
Despejar el espacio
2 personas
17
Montar mesas
3 personas
18
Colocar las sillas
2 personas
19
Montar el buffet
3 personas
20
Colgar la decoración
2 personas
21
Colgar la iluminación
2 personas
22
Conectar la música y la pantalla
2 personas
23
Montar la estación de bebidas
2 personas
24
Preparar los aperitivos
3 personas
25
Repasar el programa de cuenta regresiva
2 personas
26
Comprobar los baños
27
Preparar la entrada
2 personas

Evento

28
Recibir a los invitados
2 personas
29
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
30
Servir aperitivos
2 personas
31
Proporcionar la música
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Reponer el bufé
2 personas
34
Recoger la basura
35
Comprobar los baños periódicamente
36
Anunciar la cuenta atrás
37
Repartir las copas de champán
2 personas
38
Iniciar el vídeo de cuenta atrás
39
Coordinar el brindis
2 personas
40
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

41
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
42
Lavar la vajilla
2 personas
43
Recoger mesas y sillas
3 personas
44
Retirar la decoración
2 personas
45
Apagar el equipo
2 personas
46
Llevar la basura
2 personas
47
Limpiar el espacio
3 personas
48
Comprobar el inventario
49
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Copas de champáncant. 45
Platoscant. 50
Platos de postrecant. 50
Cuchilloscant. 50
Tenedorescant. 50

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Cañones de confeticant. 6
Guirnalda de números
Guirnaldas metálicascant. 8
Decoración de mesacant. 8
Ganchos adhesivoscant. 20

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátil

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas nocturnascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 10
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Escoba
Cubos de basuracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Ese dato determina cuánta comida, vajilla, bebida y espacio necesitas, y evita comprar a ciegas.
Prepara las bebidas con antelación: enfría las botellas en neveras portátiles y deja las cubiteras listas entre 2 y 4 horas antes. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora.
Haz una prueba técnica completa el día anterior. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz, los cables alargadores y las regletas, y reproduce el vídeo de cuenta atrás desde el principio hasta el final.
Monta primero las zonas que afectan al flujo: mesas y sillas, buffet, estación de bebidas, percheros y papeleras. Deja al menos 60 cm de paso alrededor del buffet para que no se forme una cola cuando empiece la cuenta atrás.
No dejes la decoración ni la iluminación para el último momento. Coloca globos, guirnaldas, luces y lámparas con varias horas de margen, y repasa el programa de la cuenta regresiva antes de abrir la puerta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de cuenta atrás?: Reserva el lugar y envía las invitaciones entre 3 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y deja las compras y el montaje final para las últimas 24 horas.
¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de cuenta atrás?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la celebración. Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes y reserva una zona separada para servirlas.
¿Cuándo hay que probar el vídeo y el proyector?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes. Comprueba imagen, sonido, cables, enchufes y el punto exacto en el que debe empezar el vídeo; repite una prueba breve 30 minutos antes de la cuenta atrás.
¿Cuándo se monta la decoración y el buffet?: Monta mesas, sillas, buffet, estación de bebidas y decoración entre 3 y 5 horas antes de que lleguen los invitados. Así todavía tendrás tiempo para corregir la distribución, enfriar lo que falte y preparar los aperitivos.

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