So organisierst du ein Countdown-Moment ohne Stress
Ein Countdown-Moment gelingt, wenn du nicht erst am Abend selbst an den Ablauf denkst. Beginne mit Location und Gästeliste, kläre danach Ernährungswünsche und Lieferungen und plane Technik, Getränke und Essen mit festen Fristen. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein getestetes Countdown-Video, eine sichtbare Getränkestation und ausreichend Platz für Buffet, Sitzplätze und Garderobe. Die letzten 60 Minuten sollten dem Aufbau und einem vollständigen Probelauf gehören.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästeliste erstellen
- 6
Einkaufsliste erstellen
- 7
Musik-Playlist zusammenstellen
- 8
Wettervorhersage prüfen
- 9
Lieferungen bestätigen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 12
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 13
Geschirr prüfen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Countdown-Video bereitstellen
- 16
Raum freimachen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Buffet aufbauen
3 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 22
Musik und Leinwand anschließen
2 Personen
- 23
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 24
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 25
Countdown-Programm durchgehen
2 Personen
- 26
Toiletten kontrollieren
- 27
Eingang vorbereiten
2 Personen
Event
- 28
Gäste empfangen
2 Personen
- 29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 30
Snacks servieren
2 Personen
- 31
Musik organisieren
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Buffet auffüllen
2 Personen
- 34
Abfall sammeln
- 35
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 36
Countdown ankündigen
- 37
Champagnergläser verteilen
2 Personen
- 38
Countdown-Video starten
- 39
Anstoßen anleiten
2 Personen
- 40
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Geräte ausschalten
2 Personen
- 46
Müll entsorgen
2 Personen
- 47
Raum reinigen
3 Personen
- 48
Bestand prüfen
- 49
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 50
- ChampagnergläserAnz. 45
- TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- MesserAnz. 50
- GabelnAnz. 50
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- KonfettikanonenAnz. 6
- Zahlenkette
- MetallgirlandenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 8
- KlebehakenAnz. 20
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
- NachtlampenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierbesteckAnz. 10
- KorkenzieherAnz. 2
Reinigung
- Besen
- MülleimerAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste mindestens 7 Tage vor dem Countdown abschließen kannst.
- Plane Getränke nicht erst am selben Tag: Stelle sie mehrere Stunden vorher kalt und rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter helfen, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Countdown-Video. So bemerkst du fehlende Anschlüsse oder ein zu kurzes Kabel nicht erst kurz vor Mitternacht.
- Beginne den Aufbau etwa 2 Stunden vorher: zuerst Raum freimachen, Tische und Stühle stellen, danach Buffet, Getränkestation, Beleuchtung und Dekoration einrichten. Klebehaken, Zahlenkette und Ballonbogen solltest du bereitlegen, bevor die Gäste eintreffen.
- Gehe das Countdown-Programm 30 Minuten vor Beginn einmal komplett durch und lege fest, wer Musik, Video und Licht bedient. Stelle Snacks erst kurz vor dem Eintreffen bereit, damit sie nicht austrocknen oder lange ungekühlt stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Countdown-Moment organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. Die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und Einkaufsmengen sollten spätestens 7 Tage vorher feststehen.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Countdown-Moment?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Stelle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher kalt, damit sie rechtzeitig servierbereit sind.
- Wann sollte man Technik und Countdown-Video testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein kurzer Funktionstest direkt vor Beginn dauert zusätzlich etwa 10 Minuten und verhindert Überraschungen beim Countdown.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Countdown-Moments?
- Plane für einen vorbereiteten Raum mindestens 2 Stunden ein. Für den abschließenden Probelauf von Musik, Licht und Countdown-Programm solltest du weitere 30 Minuten reservieren.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!