Een adventsconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de bezetting: bevestig musici en dirigent voordat je de zaal definitief reserveert. Werk daarna van buiten naar binnen: regel vergunningen en verzekering, leg techniek en catering vast en maak bezoekersinformatie compleet. In de laatste week controleer je muziekpartijen, reserveringen, dieetwensen en drukwerk. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde, een gecontroleerde zaal en een ontvangstteam dat weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Musici en dirigent bevestigen
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Vergunningen en verzekering controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma laten drukken
9
Reserveringen bevestigen
10
Catering bestellen
2 personen
11
Bloemstukken bestellen
12
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
13
Technische wensen inventariseren
2 personen
14
Route en parkeerinformatie publiceren
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Programma's sorteren
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Licht en verwarming controleren
2 personen
23
Zaalvloer controleren
2 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
26
Podiumruimte gereedmaken
4 personen
27
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
28
Instrumenten klaarzetten
4 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Belichting testen
2 personen
32
Adventsdecoratie ophangen
3 personen
33
Kerstboom versieren
2 personen
34
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
35
Drankbuffet inrichten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes op schalen leggen
3 personen
38
Programma's bij ingang leggen
39
Ontvangstteam instrueren
2 personen
40
Musici ontvangen
2 personen
41
Kleedruimte gereedmaken
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Jassen aannemen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Laatkomers begeleiden
2 personen
48
Concert aankondigen
49
Licht tijdens concert bedienen
50
Geluidsniveau tijdens concert bewaken
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzedranken serveren
4 personen
53
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
54
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
55
Slotwoord verzorgen
56
Musici bedanken
2 personen
57
Nazit en drankjes serveren
4 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Instrumenten veilig inpakken
4 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
66
Drankbuffet opruimen
2 personen
67
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
68
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
73
Bedankbericht aan musici sturen
74
Foto's en bestanden archiveren
75
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 35

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Theelepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Diatonische stemvork

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Adventskransaantal 2
Dennentakkenaantal 10
Witte tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kerstkaartenaantal 150
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Keukenlepelsaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie uiterlijk 3 weken vooraf. Controleer dan het mengpaneel, de microfoons, luidsprekers, statieven, kabels en stroompunten; op de concertdag moet alleen nog worden getest.
Sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert af. Geef dat aantal direct door aan de catering en maak daarna de bezoekerslijst, naamkaartjes en programma’s definitief.
Reserveer voor de opbouw minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor podium, stoelen, tafels en garderobe; houd het tweede uur vrij voor licht, geluid, verwarming en een korte doorloop.
Leg route- en parkeerinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf online en in de uitnodiging vast. Bezoekers zoeken dit vaak pas op de dag zelf, vooral wanneer de locatie geen eigen parkeerterrein heeft.
Koel dranken pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd en zet water klaar bij de musici. Reken voor een ontvangst van 1 uur op 2 drankjes per persoon en controleer vóór opening ook kopjes, glazen, serveerschalen en bestek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een adventsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, programma, musici, dirigent en locatie. Plan vergunningen, verzekering en techniek uiterlijk 6 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor aantallen, drukwerk en bevestigingen.
Hoeveel stoelen heb je nodig bij een adventsconcert?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Controleer daarnaast afzonderlijk hoeveel stoelen nodig zijn voor musici, dirigent, kleedkamer en ontvangst.
Wanneer moet je de catering voor een adventsconcert bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen vóór het concert. Geef tegelijk het definitieve aantal gasten en alle dieetwensen door, zodat je niet op de concertdag hoeft bij te bestellen.
Wanneer controleer je de techniek voor een adventsconcert?: Inventariseer de technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf en test de volledige opstelling op de concertdag minimaal 90 minuten vóór ontvangst. Controleer niet alleen geluid, maar ook microfoonstatieven, kabels, stekkerdozen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.