Organiser un concert de l’Avent, étape par étape

Un concert de l’Avent se prépare d’abord comme un projet musical, puis comme un accueil de public. Commencez par fixer la date et le programme, confirmer les musiciens et réserver la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, le matériel technique, les partitions et le service après le concert. Les oublis les plus fréquents concernent le chauffage, le vestiaire, les câbles, les besoins alimentaires et la liste des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les musiciens et le chef d'orchestre
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Vérifier les autorisations et l'assurance
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire imprimer le programme
9
Confirmer les réservations
10
Commander le catering
2 personnes
11
Commander des compositions florales
12
Rassembler les partitions
2 personnes
13
Recenser les besoins techniques
2 personnes
14
Publier les informations sur l’itinéraire et le stationnement
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer le service traiteur
3 personnes
20
Trier les programmes
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
23
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer des tables d'accueil
2 personnes
26
Préparer l’espace de scène
4 personnes
27
Installer les pupitres
3 personnes
28
Installer les instruments
4 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Installer la décoration de l’Avent
3 personnes
33
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
34
Placer les bougies en toute sécurité
2 personnes
35
Installer le buffet de boissons
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
38
Déposer les programmes à l’entrée
39
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
40
Accueillir les musiciens
2 personnes
41
Préparer la loge
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Prendre les vestes
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Accompagner les retardataires
2 personnes
48
Annoncer le concert
49
Gérer l’éclairage pendant le concert
50
Surveiller le niveau sonore pendant le concert
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les boissons de pause
4 personnes
53
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
54
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
55
Prononcer le discours de clôture
56
Remercier les musiciens
2 personnes
57
Animer l’après-spectacle et servir les boissons
4 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
66
Ranger le buffet de boissons
2 personnes
67
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
68
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rendre les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
74
Archiver les photos et les fichiers
75
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Chaises des vestiairesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 8
Pupitres de musiqueqté 35

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Diapason diatonique

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Bougies LEDqté 24

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronne de l’Aventqté 2
Branches de sapinqté 10
Chemins de table blancsqté 12
Compositions floralesqté 6
Cartes de Noëlqté 150
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de cuisineqté 4
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et confirmez les musiciens au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Cela vous laisse le temps de rassembler les partitions, de prévoir les pupitres et de repérer les besoins techniques.
Réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Demandez par écrit ce qui est compris : chaises, tables, chauffage, éclairage, podium, vestiaire et horaires d’accès.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement et utilisez les réponses pour commander le catering. Prévoyez aussi une liste séparée des besoins alimentaires afin de transmettre des quantités fiables au traiteur.
Faites un essai technique complet la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture : table de mixage, haut-parleurs, microphones, pieds, câbles, rallonges et éclairage doivent être testés ensemble.
Le jour J, ouvrez le lieu au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les chaises et les tables d’accueil, vérifiez le sol, le chauffage et l’éclairage, puis préparez les programmes, badges, boissons et vestiaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de l’Avent ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les musiciens, la salle et les autorisations doivent être confirmés en premier, puis les invitations peuvent partir 4 à 6 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations pour un concert de l’Avent ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant l’événement pour confirmer les places et les besoins alimentaires.
Quand faut-il commander le traiteur ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant le concert, une fois les inscriptions presque closes. Ajustez les quantités selon le nombre confirmé et les régimes alimentaires recueillis.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’accueil du public, et 3 heures si vous devez installer la sonorisation, les chaises, le vestiaire et les tables. Gardez 30 minutes pour les derniers contrôles et les imprévus.

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