Adventskonzert organisieren: So planst du den Ablauf
Bei einem Adventskonzert müssen musikalische Planung, Raum, Technik und Empfang ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Programm und verbindlichen Zusagen von Musikern und Dirigent. Danach folgen Saalreservierung, Genehmigungen, Einladungen und die Erfassung von Anmeldungen und Ernährungswünschen. In der letzten Woche werden Programmhefte, Catering, Dekoration und Besucherliste abgeschlossen; am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten und ein kontrollierter Saalrundgang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
- 3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 4
Genehmigungen und Versicherung prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programm drucken lassen
- 9
Reservierungen bestätigen
- 10
Catering bestellen
2 Personen
- 11
Blumenarrangements bestellen
- 12
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 13
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 14
Route- und Parkinformationen veröffentlichen
- 15
Besucherliste ausdrucken
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
3 Personen
- 20
Programme sortieren
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
- 23
Saalboden kontrollieren
2 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 26
Bühnenbereich vorbereiten
4 Personen
- 27
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 28
Instrumente bereitstellen
4 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 31
Beleuchtung testen
2 Personen
- 32
Adventsdekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
- 34
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
- 35
Getränkebuffet einrichten
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 38
Programme am Eingang auslegen
- 39
Empfangsteam einweisen
2 Personen
- 40
Musiker empfangen
2 Personen
- 41
Umkleide vorbereiten
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Programme ausgeben
2 Personen
- 44
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
- 48
Konzert ankündigen
- 49
Licht während des Konzerts bedienen
- 50
Lautstärke während des Konzerts überwachen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 53
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 54
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
- 55
Schlusswort halten
- 56
Musiker bedanken
2 Personen
- 57
Nachsitzen und Getränke servieren
4 Personen
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 60
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
- 61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 66
Getränkebuffet aufräumen
2 Personen
- 67
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Fundsachen zurückbringen
- 73
Dankesnachricht an die Musiker senden
- 74
Fotos und Dateien archivieren
- 75
Rechnungen und Quittungen sortieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- KlappischeAnz. 12
- UmkleidestühleAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 150
- BühnenelementeAnz. 8
- NotenpulteAnz. 35
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- GebäckgabelnAnz. 150
- TeelöffelAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Diatonische Stimmgabel
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 3
- LED-KerzenAnz. 24
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- AdventskranzAnz. 2
- TannenzweigeAnz. 10
- Weiße TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WeihnachtskartenAnz. 150
- TischnummernAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EiskübelAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- KüchenlöffelAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- ReinigungswagenAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Musiker sowie Dirigent schriftlich. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Partituren und technische Anforderungen rechtzeitig zusammenkommen.
- Reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst, und kläre Genehmigungen und Versicherung spätestens 6 Wochen vor dem Konzert. Prüfe auch, ob Heizung, Licht, Bühne und Bestuhlung am gewünschten Termin verfügbar sind.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Bestätige Reservierungen etwa 7 Tage vorher und bestelle das Catering erst mit der voraussichtlichen Personenzahl; rechne zusätzlich mit rund 10 Prozent Reserve bei Getränken.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Stühle, Tische, Garderobe, Notenpulte und Bühnenelemente sollten mindestens 2 Stunden vorher stehen. Teste Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Kabel, bevor Gäste den Saal betreten.
- Bereite am Vortag Besucherliste, Namensschilder und sortierte Programme vor und veröffentliche Route- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag kontrollierst du zuerst Heizung, Licht und Saalboden, bevor Getränke gekühlt und Dekoration aufgestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Adventskonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Musikern und Saal. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Adventskonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Sitzplätze und Besucherliste rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Adventskonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Tische, Garderobe, Bühne und Notenpulte ein. Für den Techniktest mit Mischpult, Lautsprechern und Mikrofonen solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
- Wann soll man Catering und Getränke für ein Adventskonzert bestellen?
- Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, meist 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. Kaufe Getränke spätestens 2 bis 3 Tage vorher und kühle sie am Veranstaltungstag frühzeitig, bevor der Empfang beginnt.
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