Zo organiseer je een acrobatenshow

Begin met de locatie en de acrobatengroep; pas daarna leg je het programma en de publieksopstelling vast. Controleer vroeg welke vergunningen, verzekeringen en technische voorzieningen nodig zijn. Bij deze show bepalen podiumvloer, acrobatiedoeken, aerialhoepels en acrobatiekmatten hoeveel ruimte en voorbereiding je nodig hebt. Werk vervolgens de veiligheid, catering, bezoekersregistratie en crewindeling uit, zodat de opbouw op de dag zelf niet vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Acrobatengroep vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Programma vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Technische wensen afstemmen
2 personen
12
Indeling publieksruimte maken
2 personen
13
Stoelenplan maken
14
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
15
Vluchtroutes controleren
2 personen
16
Crewindeling maken
17
Draaiboek printen
18
Bezoekerslijst printen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Laadzone vrijmaken
2 personen
25
Podiumvloer controleren
2 personen
26
Acrobaten ontvangen
2 personen
27
Rekwisieten uitladen
4 personen
28
Acrobatiektoestellen opbouwen
5 personen
29
Valmatten leggen
4 personen
30
Veiligheidshekken plaatsen
3 personen
31
Publieksstoelen opstellen
5 personen
32
Entreetafel plaatsen
2 personen
33
Cateringtafels opstellen
3 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
35
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Dranken klaarzetten
2 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen
40
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarleggen
42
Brandblussers controleren
43
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
44
Lichtshow testen
3 personen
45
Acrobatiekveiligheid testen
5 personen
46
Artiestenbriefing houden
6 personen
47
Publieksbegeleiders instrueren
4 personen
48
Entree bemannen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Jassen aannemen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Voorprogramma begeleiden
2 personen
54
Zaallichten dimmen
55
Show aankondigen
56
Acrobatenshow begeleiden
6 personen
57
Veiligheidszone bewaken
3 personen
58
Techniek bedienen
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
62
Artiesten begeleiden
2 personen
63
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

64
Catering afbouwen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Acrobatiektoestellen afbreken
5 personen
70
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
71
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
72
Valmatten reinigen
3 personen
73
Publieksruimte schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Garderobe leeghalen
2 personen
76
Materialen laden
4 personen
77
Bruikbare restanten koelen
2 personen
78
Locatie eindinspecteren
2 personen
79
Locatie afsluiten
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
81
Gevonden voorwerpen afhandelen
82
Facturen verzamelen
83
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 220
Afvalbakkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 220
Eetbordenaantal 120
Vorkenaantal 220
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Acrobatiedoekenaantal 2
Aerialhoepelsaantal 2
Acrobatiekmattenaantal 10
Crashmattenaantal 6
Handstandblokkenaantal 4
Evenwichtsbalkenaantal 2
Jongleerkegelsaantal 12
Jongleerballenaantal 20
Opbergbakkenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Reservebatterijenaantal 30

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 4
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
LED-lichtslingersaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Vloertapeaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Theatergordijnenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Decoratieve vlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertrolleysaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en acrobatengroep voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag de groep direct om afmetingen, ophangpunten, vloerbelasting, stroombehoefte en aankomsttijd voor de opbouw.
Maak het veiligheidsplan vóór je de publieksruimte en het stoelenplan definitief maakt. Houd vluchtroutes vrij en controleer of de podiumvloer geschikt is voor acrobatiekmatten, acrobatiedoeken en aerialhoepels.
Stem geluid en presentatie minimaal 2 weken vooraf af. Leg vast wie de actieve speakers, audiomixer en draadloze microfoons bedient en test op locatie de verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.
Sluit de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen voor de show en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Zo kun je catering, buffettafels, herbruikbare drinkglazen en servies passend voorbereiden in plaats van op de dag zelf bij te bestellen.
Maak één draaiboek met tijden voor openen, laden, techniek, catering, publieksontvangst en de show. Print het draaiboek en de bezoekerslijst vóór de dag zelf en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een acrobatenshow organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, acrobatengroep, vergunningen en verzekering. Plan de technische afstemming en veiligheidscontrole uiterlijk 2 weken voor de show.
Hoeveel ruimte heeft een acrobatenshow nodig?: Dat hangt af van de act en de ophangconstructie. Vraag de acrobatengroep minimaal 6 weken vooraf om de benodigde vloeroppervlakte, vrije hoogte, veiligheidszone en draagkracht van de locatie.
Wanneer moet ik de catering voor een acrobatenshow regelen?: Reserveer de catering 3 tot 4 weken vooraf en sluit dieetwensen 3 tot 5 dagen voor het evenement. Koel dranken en zet servies, serveerschalen en serveertangen klaar vóór de bezoekers binnenkomen.
Wanneer controleer je de techniek en veiligheid op de dag zelf?: Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang voor laden, podiumvloer, kabels, microfoons en publieksopstelling. Doe vóór de eerste bezoekers een volledige geluidstest en controleer opnieuw de vluchtroutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.