Cómo organizar un espectáculo de acróbatas sin dejar cabos sueltos

Organizar un espectáculo de acróbatas empieza mucho antes de colocar las colchonetas. Primero aseguras el lugar, el grupo, los permisos y el seguro; después cierras el programa y la respuesta del público. La parte que más problemas causa suele ser técnica: suelo, cargas, cables, sonido y rutas de evacuación deben revisarse antes de abrir. Este plan reúne las tareas y el material necesarios para pasar de la reserva al montaje y la recepción de visitantes con un orden claro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar el grupo de acróbatas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Fijar el programa
2 personas
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
12
Diseñar la distribución del área de público
2 personas
13
Hacer el plano de asientos
14
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
15
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
16
Hacer la distribución del equipo
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Imprimir la lista de visitantes
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar el catering
3 personas
22
Reunir los materiales
2 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Despejar la zona de carga
2 personas
25
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
26
Recibir a los acróbatas
2 personas
27
Descargar los accesorios
4 personas
28
Montar los equipos de acrobacia
5 personas
29
Colocar colchonetas de caída
4 personas
30
Colocar vallas de seguridad
3 personas
31
Colocar las sillas para el público
5 personas
32
Colocar la mesa de entrada
2 personas
33
Montar las mesas de catering
3 personas
34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
35
Montar la iluminación
3 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar las bebidas
2 personas
39
Montar el guardarropa
2 personas
40
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
41
Preparar el material de primeros auxilios
42
Comprobar los extintores
43
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
44
Probar el espectáculo de luces
3 personas
45
Probar la seguridad de la acrobacia
5 personas
46
Realizar la reunión informativa con los artistas
6 personas
47
Instruir a los guías de público
4 personas
48
Atender la entrada
3 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Recibir abrigos
2 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Coordinar el programa previo
2 personas
54
Atenuar las luces del salón
55
Anunciar el espectáculo
56
Coordinar el espectáculo de acrobacias
6 personas
57
Vigilar la zona de seguridad
3 personas
58
Operar la técnica
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
61
Guiar al público hacia la salida
4 personas
62
Acompañar a los artistas
2 personas
63
Registrar la salida de los invitados
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar el catering
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Retirar sillas y mesas
5 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desmontar los aparatos de acrobacia
5 personas
70
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
71
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
72
Limpiar los colchones de caída
3 personas
73
Limpiar el espacio del público
4 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Vaciar el guardarropa
2 personas
76
Cargar los materiales
4 personas
77
Enfriar los restos utilizables
2 personas
78
Inspección final del recinto
2 personas
79
Cerrar el recinto
80
Devolver el material alquilado
2 personas
81
Gestionar objetos perdidos
82
Recopilar facturas
83
Enviar un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 220
Papeleracant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platos de postrecant. 220
Platos llanoscant. 120
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Telones de acrobaciacant. 2
Aros aéreoscant. 2
Colchonetas de acrobaciacant. 10
Colchonetas de caídacant. 6
Bloques de parada de manoscant. 4
Barras de equilibriocant. 2
Conos de malabarescant. 12
Pelotas de malabarescant. 20
Cajas de almacenamientocant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Baterías de repuestocant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 4
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Cinta para el suelocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4
Guantes de trabajocant. 8

Decoración

Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 8
Cortinas de teatrocant. 2
Mantelescant. 10
Banderas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Carros de serviciocant. 2

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar y el grupo de acróbatas, y comprueba los permisos y el seguro antes de enviar invitaciones. Si cambia el espacio o el formato, también pueden cambiar las condiciones de seguridad.
Define el programa antes de preparar la distribución del público. El plano de asientos debe dejar despejadas las rutas de evacuación y mantener al público separado de la zona de actuación.
Coordina las necesidades técnicas con antelación: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cables, regletas y canaletas deben probarse juntos, no por separado el día del espectáculo.
Reserva el catering cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Para el servicio, prepara mesas de buffet, bandejas, pinzas, vajilla y bebidas frías antes de abrir la ubicación.
Reserva tiempo específico para la carga y el montaje: despeja la zona de carga, comprueba el suelo del escenario y coloca las colchonetas, los telones y los aros aéreos antes de recibir al primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de acróbatas?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, contratar al grupo y comprobar permisos y seguro. Deja la última semana para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, programa y necesidades técnicas.
¿Qué hay que revisar antes de que empiece el espectáculo?: Comprueba el suelo del escenario, las rutas de evacuación, la distribución del público y la colocación del equipo. Haz una prueba completa de sonido y verifica que cables, regletas y canaletas no queden en zonas de paso.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas cuando el lugar, el grupo y el programa estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Fija una fecha de respuesta para cerrar inscripciones y catering con tiempo suficiente.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el catering y las bebidas?: Prepara el catering el mismo día, después de reunir los materiales y terminar el montaje principal. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja listas la vajilla, las bandejas y las mesas antes de abrir al público.

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