Akrobatenshow organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Akrobatenshow entscheidet nicht nur die Gruppe über den Erfolg, sondern vor allem die Vorbereitung von Raum, Sicherheit und Technik. Starte mit Location und Akrobatengruppe, kläre danach Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen. Erst wenn Bühne, Sitzplätze und Fluchtwege feststehen, lohnt sich die Einladung. Plane außerdem genug Zeit für Aufbau, Soundcheck, Catering und eine kurze Sicherheitsbesprechung der Crew ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Akrobatengruppe festlegen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Programm festlegen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
12
Bestuhlung des Publikumsbereichs planen
2 Personen
13
Bestuhlungsplan erstellen
14
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
15
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
16
Crew-Einteilung erstellen
17
Ablaufplan ausdrucken
18
Besucherliste drucken
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Catering vorbereiten
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
2 Personen

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Ladezone freimachen
2 Personen
25
Bühnenboden prüfen
2 Personen
26
Akrobaten empfangen
2 Personen
27
Requisiten ausladen
4 Personen
28
Akrobatikgeräte aufbauen
5 Personen
29
Fallschutzmatten verlegen
4 Personen
30
Sicherheitsabsperrungen aufstellen
3 Personen
31
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
32
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
33
Cateringtische aufstellen
3 Personen
34
Tontechnik anschließen
3 Personen
35
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Getränke bereitstellen
2 Personen
39
Garderobe einrichten
2 Personen
40
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
42
Feuerlöscher prüfen
43
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
44
Lichtshow testen
3 Personen
45
Akrobatiksicherheit testen
5 Personen
46
Künstlerbriefing durchführen
6 Personen
47
Publikumsbetreuer instruieren
4 Personen
48
Eingang besetzen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Jacken entgegennehmen
2 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Vorprogramm betreuen
2 Personen
54
Saalbeleuchtung dimmen
55
Show ankündigen
56
Akrobatikshow betreuen
6 Personen
57
Sicherheitszone bewachen
3 Personen
58
Technik bedienen
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
61
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
62
Künstler betreuen
2 Personen
63
Gäste auschecken
2 Personen

Nachbereitung

64
Catering abbauen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Akrobatikgeräte abbauen
5 Personen
70
Tonanlage abbauen
3 Personen
71
Lichttechnik abbauen
3 Personen
72
Fallmatten reinigen
3 Personen
73
Publikumsbereich reinigen
4 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Garderobe leerräumen
2 Personen
76
Materialien verladen
4 Personen
77
Verwendbare Reste kühlen
2 Personen
78
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
79
Veranstaltungsort abschließen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Fundsachen bearbeiten
82
Rechnungen sammeln
83
Dankesnachricht senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 220
AbfallbehälterAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TortenplattenAnz. 220
EsstellerAnz. 120
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
AkrobatiktücherAnz. 2
Aerial-ReifenAnz. 2
AkrobatikmattenAnz. 10
CrashmattenAnz. 6
HandstandblöckeAnz. 4
BalancierbalkenAnz. 2
JonglierkeulenAnz. 12
JonglierbälleAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
LichtstativAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
BodentapeAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 8

Dekoration

Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
TheatervorhängeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
Dekorative FlaggenAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
ServierwagenAnz. 2

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location und lege die Akrobatengruppe möglichst früh fest. Spätestens vier bis sechs Wochen vor der Show sollten Termin, Raumhöhe, Bühnenfläche und Umkleidemöglichkeiten geklärt sein.
Prüfe vor dem Kartenverkauf alle Genehmigungen und den Versicherungsschutz. Für Tücher, Aerial-Reifen und Matten müssen außerdem Belastbarkeit, Montagepunkte und der Bühnenboden vor dem Aufbau bestätigt sein.
Plane den Publikumsbereich nicht nur nach der Zahl der Gäste. Lass zwischen Sitzreihen ausreichend Durchgang und kontrolliere mindestens zwei freie Fluchtwege, bevor der Bestuhlungsplan ausgedruckt wird.
Stimme Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Stromanschlüsse mindestens eine Woche vorher mit der Technik ab. Kabelkanäle und Verlängerungskabel werden häufig erst beim Aufbau vermisst – lege sie deshalb vor dem Öffnen der Location bereit.
Lege am Veranstaltungstag feste Zeiten für Laden, Bühnenprüfung, Aufbau, Soundcheck und Einlass fest. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt sein; rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser für die Künstlergruppe.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Akrobatenshow organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Akrobatengruppe und Genehmigungen. Technik, Sitzplan und Catering sollten spätestens sieben Tage vor der Show bestätigt sein.
Wie viel Platz braucht eine Akrobatenshow?: Das hängt von den verwendeten Geräten und der Gruppe ab. Kläre mindestens vier Wochen vorher die benötigte Bühnenfläche, Raumhöhe und Belastbarkeit der Aufhängepunkte; die Angaben der Künstlergruppe sind verbindlich.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Akrobatenshow?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, einschließlich Wasser. Bei einer dreistündigen Veranstaltung sind etwa vier bis fünf Getränke pro Gast ein brauchbarer Planungswert, abhängig von Catering und Wetter.
Wann sollte der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?: Plane mindestens drei bis vier Stunden vor dem Einlass für Ladezone, Bühnenboden, Matten, Geräte, Bestuhlung und Technik ein. Ein Soundcheck und die Sicherheitskontrolle sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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