Organiser un spectacle d’acrobates sans rien laisser au hasard

Un spectacle d’acrobates se prépare dans un ordre précis : le lieu et les artistes d’abord, puis les autorisations, la sécurité et la technique. Prévoyez ensuite l’accueil du public, les inscriptions, la restauration et l’installation de la salle. La scène doit être vérifiée avant l’arrivée de l’équipe, notamment le plancher, les tapis et les équipements aériens. Ce plan vous aide à répartir les 83 tâches et à rassembler le matériel au bon moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le groupe d’acrobates
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le programme
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
12
Élaborer l'aménagement de l'espace public
2 personnes
13
Établir le plan des sièges
14
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
15
Vérifier les issues de secours
2 personnes
16
Établir la répartition de l’équipe
17
Imprimer le déroulé
18
Imprimer la liste des visiteurs
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Dégager la zone de chargement
2 personnes
25
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
26
Accueillir les acrobates
2 personnes
27
Décharger les accessoires
4 personnes
28
Monter les équipements d’acrobatie
5 personnes
29
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
30
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
31
Installer les sièges du public
5 personnes
32
Installer la table d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables de traiteur
3 personnes
34
Raccorder le matériel audio
3 personnes
35
Installer l’éclairage
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
42
Contrôler les extincteurs
43
Effectuer la balance technique
3 personnes
44
Tester le show lumière
3 personnes
45
Tester la sécurité de l’acrobatie
5 personnes
46
Organiser le briefing des artistes
6 personnes
47
Briefer les accompagnateurs du public
4 personnes
48
Tenir l'entrée
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Prendre les vestes
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Encadrer le pré-programme
2 personnes
54
Tamiser les lumières de la salle
55
Annoncer le spectacle
56
Encadrer le spectacle d’acrobates
6 personnes
57
Surveiller la zone de sécurité
3 personnes
58
Gérer la technique
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
61
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
62
Accompagner les artistes
2 personnes
63
Effectuer le check-out des invités
2 personnes

Suivi

64
Démonter le catering
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter les appareils d’acrobatie
5 personnes
70
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
71
Démonter l’éclairage
3 personnes
72
Nettoyer les tapis de chute
3 personnes
73
Nettoyer l'espace public
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Vider le vestiaire
2 personnes
76
Charger le matériel
4 personnes
77
Refroidir les restes réutilisables
2 personnes
78
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
79
Fermer le lieu
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Gérer les objets trouvés
82
Rassembler les factures
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 220
Poubellesqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 220
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Tissus d’acrobatieqté 2
Cerceaux aériensqté 2
Tapis d’acrobatieqté 10
Tapis de réceptionqté 6
Blocs pour l’équilibre sur les mainsqté 4
Poutres d’équilibreqté 2
Massues de jonglageqté 12
Balles de jonglageqté 20
Bacs de rangementqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Piles de rechangeqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 4
Ruban de solqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4
Gants de travailqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Rideaux de théâtreqté 2
Nappesqté 10
Drapeaux décoratifsqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Chariots de serviceqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le groupe d’acrobates avant de finaliser le programme : les contraintes de hauteur, de scène et de disponibilité peuvent modifier l’organisation. Demandez aussi les autorisations et vérifiez l’assurance au moins plusieurs semaines avant la représentation.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et recueillez les besoins alimentaires avant de réserver le traiteur. Le nombre de visiteurs détermine le plan des sièges, les tables, les chaises, la vaisselle et les quantités de boissons.
Faites valider le plan technique avec les artistes avant le montage. Prévoyez les microphones sans fil, le mixeur audio, les rallonges, les multiprises et les goulottes de câbles afin d’éviter les branchements improvisés dans les zones de circulation.
Séparez clairement l’espace public, la scène et les coulisses. Les tissus d’acrobatie, les cerceaux aériens et les tapis doivent être installés selon les besoins des artistes, tandis que les issues de secours restent dégagées et signalées.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour dégager la zone de chargement, vérifier le plancher de la scène, refroidir les boissons et préparer le service traiteur. Imprimez le déroulé, la liste des visiteurs et la répartition de l’équipe avant l’accueil du premier spectateur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle d’acrobates ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu et les artistes, vérifier les autorisations et construire le programme. Gardez les derniers 7 jours pour les inscriptions finales, la technique et les achats.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un spectacle d’acrobates ?: Vérifiez le plancher de la scène, les dimensions disponibles, les points nécessaires aux équipements aériens et les issues de secours. Faites cette inspection au plus tard le jour du montage, avant l’arrivée du public.
Quand réserver le traiteur pour un spectacle d’acrobates ?: Réservez-le dès que les inscriptions commencent à se stabiliser, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Transmettez ensuite les besoins alimentaires définitifs au moins 7 jours avant le spectacle.
Comment organiser la sécurité du public pendant un spectacle d’acrobates ?: Établissez un plan de sécurité, contrôlez les issues de secours et attribuez un rôle précis à chaque membre de l’équipe. Faites un briefing d’au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, avec les zones interdites et la procédure d’évacuation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.