Zo organiseer je een academische conferentie

Begin met de datum, locatie en inhoudelijke lijn; pas daarna kun je sprekers, deelnemers en leveranciers gericht vastleggen. Een academische conferentie vraagt vooral om strakke deadlines voor abstracts, presentaties en dieetwensen. Plan daarnaast vroeg de techniek en registratie: een beamer, microfoons, naamkaartjes en certificaten zijn op de dag zelf lastig te vervangen. Werk toe naar een gecontroleerd draaiboek waarin programma, route, opbouw en verantwoordelijkheden samenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema vaststellen
3 personen
3
Sprekers uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Abstracts en presentaties ontvangen
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Techniek reserveren
2 personen
12
Programma online plaatsen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Certificaten afdrukken
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Cateringbestelling bevestigen
18
Programma en route mailen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Presentatiemap samenstellen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
25
Techniek installeren
2 personen
26
Presentaties laden
2 personen
27
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
28
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
29
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Deelnemers registreren
4 personen
33
Programma toelichten
34
Sprekers introduceren
35
Presentaties begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffiepauze verzorgen
3 personen
38
Vragen uit de zaal verzamelen
39
Lunchbuffet serveren
4 personen
40
Buffet aanvullen
3 personen
41
Panelgesprek begeleiden
2 personen
42
Avondprogramma presenteren
43
Netwerkborrel serveren
4 personen
44
Certificaten uitdelen
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Techniek uitschakelen
2 personen
47
Materialen verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval sorteren
2 personen
50
Zaal opruimen
4 personen
51
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Sprekersmateriaal nasturen
54
Deelnemers bedankmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 130
Programmafoldersaantal 120
Pijlbordenaantal 10
Registratiebord
Tafelnummersaantal 12
Certificatenaantal 110

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en thema vast voordat je sprekers uitnodigt. Reserveer daarna direct tijd voor reacties en verzamel per spreker titel, bio, presentatieformaat en technische behoeften.
Werk met een harde deadline voor abstracts en presentaties. Controleer alle bestanden vooraf op de laptop en bewaar een kopie op minimaal één USB-stick.
Open de registratie uiterlijk 60 minuten voor de eerste sessie. Leg naamkaartjes, deelnemerslijst, certificaten en eventuele presentatiemappen bij de receptietafel klaar.
Bevestig catering, aantallen en dieetwensen enkele werkdagen vooraf. Tel niet alleen lunch mee, maar ook koffie, thee, water en glazen tijdens ontvangst en pauzes.
Doe de technische opbouw vóór de inloop en test iedere microfoon, de presentatieklikker, beamer, projectiescherm en luidsprekers. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een opgeladen powerbank apart klaar voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een academische conferentie organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Open de aanmeldingen zodra het programma voldoende vaststaat en plan de laatste technische en cateringcontrole in de laatste 5 werkdagen.
Wanneer nodig je sprekers uit voor een academische conferentie?: Nodig kernsprekers ongeveer 5 tot 6 maanden vooraf uit. Geef daarna een duidelijke deadline van bijvoorbeeld 4 weken voor abstracts en 1 tot 2 weken voor de definitieve presentatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een conferentie?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, registratiebalie, buffet en techniek. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test met laptop, beamer, microfoons en presentatieklikker.
Wanneer bevestig je de catering voor een academische conferentie?: Bevestig de bestelling uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Controleer op de dag zelf nog de aantallen, serveerbenodigdheden, koffie, water en koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.