Cómo organizar una conferencia académica paso a paso
Organizar una conferencia académica requiere cerrar primero la fecha, el lugar y el enfoque del programa. Después se coordinan los ponentes, las inscripciones, la documentación y los servicios necesarios para que el día del evento no dependa de decisiones de última hora. El punto donde más se falla suele estar entre la recepción de materiales y el montaje técnico: una presentación que no llega, un micrófono sin probar o una dieta que no se comunicó al catering puede afectar a toda la jornada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Definir el programa y el tema
3 personas
- 3
Invitar a los ponentes
2 personas
- 4
Publicar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Recopilar información de los ponentes
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Recibir resúmenes y presentaciones
2 personas
- 10
Reservar el catering
2 personas
- 11
Reservar técnica
2 personas
- 12
Publicar el programa en línea
- 13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 14
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 15
Imprimir certificados
- 16
Revisar las presentaciones
2 personas
- 17
Confirmar el pedido de catering
- 18
Enviar por correo el programa y la ruta
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Preparar la carpeta de presentación
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 24
Montar sillas y mesas
4 personas
- 25
Instalar la tecnología
2 personas
- 26
Cargar presentaciones
2 personas
- 27
Colocar la señalización
2 personas
- 28
Preparar el material de registro
2 personas
- 29
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los ponentes
2 personas
- 32
Registrar a los participantes
4 personas
- 33
Presentar el programa
- 34
Presentar a los ponentes
- 35
Coordinar presentaciones
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Organizar la pausa del café
3 personas
- 38
Recoger preguntas del público
- 39
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
- 40
Reponer el bufé
3 personas
- 41
Moderación del panel de debate
2 personas
- 42
Presentar el programa de la noche
- 43
Servir el cóctel de networking
4 personas
- 44
Repartir certificados
2 personas
- 45
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Apagar la técnica
2 personas
- 47
Reunir los materiales
3 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Clasificar residuos
2 personas
- 50
Recoger la sala
4 personas
- 51
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Reenviar el material de los ponentes
- 54
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de conferenciacant. 12
- Sillascant. 110
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas para ponentescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Clic de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Memorias USBcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portanombrescant. 120
- Bolígrafoscant. 130
- Folletos del programacant. 120
- Carteles direccionalescant. 10
- Cartel de registro
- Números de mesacant. 12
- Certificadoscant. 110
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a los ponentes. Necesitas confirmar aforo, disposición de mesas y sillas, accesibilidad, conexión eléctrica y el espacio para recepción y buffet.
- Pide a cada ponente un resumen y la presentación con una fecha límite concreta, idealmente entre 7 y 10 días antes. Revisa los archivos en el portátil que se utilizará y guarda una copia en una memoria USB.
- Publica el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar nombres, datos de contacto y preferencias dietéticas. Cierra el recuento del catering entre 3 y 5 días antes y confirma entonces las cantidades.
- No dejes la técnica para la llegada de los asistentes. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el clic de presentación y todos los cables y regletas al menos 60 minutos antes del inicio.
- Prepara la recepción antes de abrir la ubicación: lista de participantes, tarjetas de nombre, certificados y programa impresos deben estar juntos en la mesa de registro. Envía el programa y la ruta por correo el día anterior para reducir preguntas al llegar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia académica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes y catering. Reserva el lugar y la técnica al principio, y deja cerrados el programa y el número de asistentes durante la última semana.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes y el catering?
- Mantén las inscripciones abiertas hasta 5 o 7 días antes, si el proveedor lo permite. Confirma el pedido de catering entre 3 y 5 días antes, incluyendo las preferencias dietéticas registradas.
- ¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?
- Pide los resúmenes y las presentaciones como máximo 7 días antes de la conferencia. Así tendrás tiempo para revisar formatos, vídeos, fuentes y compatibilidad con el portátil y el proyector.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre el lugar al menos 2 horas antes para colocar mesas, sillas, recepción y buffet. Reserva los últimos 60 minutos para instalar y probar proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y presentaciones.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!