Eine akademische Konferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer akademischen Konferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf vor Ort. Lege zuerst Thema, Datum und Ort fest, bevor du Referenten einlädst oder die Anmeldung öffnest. Danach folgen Programmplanung, Abstracts, Technik, Catering und Teilnehmerkommunikation. Plane außerdem feste Prüftermine ein: Präsentationen, Namensschilder, Zertifikate und die finale Cateringbestellung werden sonst leicht erst am Konferenztag erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
- 3
Redner einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Abstracts und Präsentationen erhalten
2 Personen
- 10
Catering reservieren
2 Personen
- 11
Technik reservieren
2 Personen
- 12
Programm online stellen
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 15
Zertifikate drucken
- 16
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 17
Cateringbestellung bestätigen
- 18
Programm und Route mailen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Präsentationsmappe zusammenstellen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 24
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Technik aufbauen
2 Personen
- 26
Präsentationen laden
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 29
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Event
- 31
Referenten empfangen
2 Personen
- 32
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 33
Programm vorstellen
- 34
Redner vorstellen
- 35
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 38
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 39
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 40
Buffet auffüllen
3 Personen
- 41
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 42
Abendprogramm moderieren
- 43
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
- 44
Zertifikate verteilen
2 Personen
- 45
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Technik ausschalten
2 Personen
- 47
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Abfall trennen
2 Personen
- 50
Raum aufräumen
4 Personen
- 51
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Material für Redner nachsenden
- 54
Dankesmail an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KonferenztischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- StifteAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 120
- WegweiserAnz. 10
- Anmeldebrett
- TischnummernAnz. 12
- ZertifikateAnz. 110
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 12 bis 16 Wochen vorher mit Thema, Termin und Veranstaltungsort. Versende Einladungen an Referenten erst, wenn Dauer, Format und Abgabefrist für Abstracts feststehen.
- Öffne die Anmeldung spätestens 8 Wochen vor der Konferenz und frage dabei Ernährungswünsche direkt ab. Prüfe die Teilnehmerliste anschließend mindestens einmal pro Woche.
- Setze eine verbindliche Frist für Abstracts und Präsentationen, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So kannst du Dateien testen, Präsentationsmappen zusammenstellen und fehlende Beiträge nachfordern.
- Bestätige Catering und Technik 5 bis 7 Tage vorher noch einmal mit genauen Mengen und dem Tagesprogramm. Plane neben Beamer und Leinwand auch Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel ein.
- Reserviere am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Aufbau und Techniktest. Richte zuerst Registrierungstresen, Tische und Stühle ein, prüfe danach jede Präsentation und stelle Wasser, Namensschilder und Zertifikate bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine akademische Konferenz organisieren?
- Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. Für viele Referenten, externe Räume oder ein mehrtägiges Programm sind 4 bis 6 Monate realistischer.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Konferenz geöffnet werden?
- Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 8 Wochen vor der Konferenz. Schließe die Anmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmenge stimmen.
- Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Fordere Abstracts frühzeitig und die fertigen Präsentationen 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung an. Prüfe die Dateien spätestens 3 Tage vorher auf Format, Ton und Kompatibilität mit dem Laptop vor Ort.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer akademischen Konferenz?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Technik und Getränke ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Audiotechnik solltest du 3 bis 4 Stunden vor Beginn öffnen.
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