Zo organiseer je de Dag van de Democratie

Begin met het programma en de locatie, niet met de aankleding. Leg vast welke gesprekken, workshops en stemactiviteiten plaatsvinden en hoeveel bezoekers je verwacht. Controleer daarna vergunningen, boek sprekers en workshopleiders en open het aanmeldformulier. In de laatste week draait alles om indeling, techniek en deelnemersinformatie. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke ontvangst, een getest geluidssysteem en een draaiboek met contactpersonen nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Sprekers en workshopleiders boeken
2 personen
5
Programma online publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotieposters verspreiden
3 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Workshopinschrijvingen indelen
2 personen
13
Sprekersinformatie versturen
14
Draaiboek en contactlijst printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Ruimte schoonmaken
3 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Podiumvrije presentatieruimte inrichten
3 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Stemhokje opbouwen
2 personen
24
Infostands inrichten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Registratietafel klaarzetten
2 personen
30
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

31
Bezoekers registreren
3 personen
32
Welkom en programma toelichten
33
Informatiestands bemannen
4 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Stemhulp en stemhokje begeleiden
2 personen
37
Workshop debat begeleiden
2 personen
38
Workshop nepnieuws begeleiden
2 personen
39
Panelgesprek begeleiden
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Microfoons doorgeven
43
Avondprogramma aankondigen
44
Publieksdebat begeleiden
3 personen
45
Bedankwoord uitspreken
46
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

47
Catering opruimen
3 personen
48
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
49
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
50
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Ruimte schoonmaken
3 personen
53
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
54
Materialen inpakken
3 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen
56
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 6
Plakgumaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Stemhokje
Stembus
Stemformulierenaantal 150
Stemstiftenaantal 20
Informatiefoldersaantal 250
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 60
Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kleurkaartenaantal 300
Stemstickersaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Toiletpapieraantal 24

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en programma op hoofdlijnen vaststaan. Controleer meteen of er ruimte is voor een registratietafel, infostands, workshops en een stemhokje, zodat je later niet hoeft te schuiven.
Publiceer het programma pas nadat sprekers en workshopleiders hun tijden hebben bevestigd. Stuur hun informatie uiterlijk een week vooraf door en vermeld duidelijk waar deelnemers zich voor workshops aanmelden.
Verwerk aanmeldingen dagelijks zodra het formulier openstaat. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en deel workshopinschrijvingen in voordat je naamkaartjes en catering definitief voorbereidt.
Test beeld en geluid niet pas bij aanvang. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoons minstens één dag eerder aan en neem verlengkabels en stekkerdozen mee.
Plan de opbouw met een vast moment op de ochtend zelf. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de podiumvrije presentatieruimte en infostands in en controleer vóór de ontvangst het stemhokje, de presentaties en de contactlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik de Dag van de Democratie organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, sprekers en workshopleiders daarna zo snel mogelijk; publiceer het programma zodra de tijden definitief zijn.
Wanneer moet ik de vergunningen voor de Dag van de Democratie controleren?: Controleer vergunningen direct nadat de locatie is gereserveerd, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag na welke termijn geldt voor geluid, openbare ruimte, catering of een stemactiviteit.
Wanneer open ik het aanmeldformulier?: Open het formulier zodra programma, locatie en belangrijkste sprekers vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit of controleer de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor het evenement, zodat dieetwensen en workshopindelingen nog uitvoerbaar zijn.
Wanneer test ik de apparatuur voor de Dag van de Democratie?: Test laptop, beamer, projectiescherm en geluid minstens 1 dag vooraf op de echte opstelling. Controleer op de ochtend zelf nog één keer microfoons, kabels, stekkerdozen en presentaties vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.