Organiser une Journée de la Démocratie, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de communiquer. Une Journée de la Démocratie demande ensuite de coordonner les intervenants, les ateliers, les inscriptions et les autorisations. Le jour J, l’accueil, les présentations, les stands et l’isoloir doivent être installés dans un ordre précis. Ce plan vous aide à avancer de la préparation générale jusqu’aux derniers tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver les intervenants et les animateurs d’ateliers
2 personnes
5
Publier le programme en ligne
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les inscriptions aux ateliers
2 personnes
13
Envoyer les informations sur les intervenants
14
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Nettoyer l’espace
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Aménager un espace de présentation sans scène
3 personnes
21
Raccorder le matériel audio
2 personnes
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Monter l'isoloir
2 personnes
24
Aménager les stands d'information
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Préparer la table d'inscription
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

31
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
32
Accueil et présentation du programme
33
Tenir les stands d'information
4 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Accompagner l'aide au vote et l'isoloir
2 personnes
37
Animer l’atelier de débat
2 personnes
38
Animer l’atelier sur les fausses informations
2 personnes
39
Animer le débat
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Passer les microphones
43
Annoncer le programme du soir
44
Animer le débat public
3 personnes
45
Prononcer le discours de remerciement
46
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

47
Ranger le service traiteur
3 personnes
48
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
49
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
50
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Nettoyer l’espace
3 personnes
53
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
54
Emballer le matériel
3 personnes
55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
56
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Catering

Cabine de vote
Urne de vote
Bulletins de voteqté 150
Feutres pour voteqté 20
Brochures d’informationqté 250
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 60
Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Marqueursqté 24
Cartes de couleurqté 300
Autocollants de voteqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Papier toiletteqté 24

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de publier les invitations. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les validations et confirmer les intervenants.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est en ligne et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Répartissez ensuite les participants dans les ateliers pour éviter les groupes déséquilibrés.
Confirmez les intervenants et animateurs avant la communication finale, puis envoyez leurs informations aux inscrits. Une relance 7 jours avant l’événement permet de récupérer les absences et les besoins oubliés.
Testez le son et les présentations avant l’arrivée du public : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, table de mixage, rallonges et multiprises. Gardez aussi des batteries externes disponibles pour les appareils mobiles.
Le jour précédent, imprimez le déroulé et la liste de contacts, préparez les badges et vérifiez le matériel. Le jour J, installez d’abord les tables et les chaises, puis l’accueil, l’espace de présentation sans scène, les stands et l’isoloir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la Démocratie ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants, publier le programme et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée de la Démocratie ?: Ouvrez-les dès que le programme et le lieu sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou réévaluez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour répartir les ateliers et préparer les badges.
Que faut-il tester avant le jour de l’événement ?: Faites un test complet la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises.
Quand préparer les badges et les informations pratiques ?: Préparez les badges et imprimez le déroulé ainsi que la liste de contacts la veille. Envoyez les informations sur les intervenants et les ateliers au moins 3 jours avant, afin que les participants puissent anticiper leur parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.