Tag der Demokratie organisieren: der praktische Ablauf
Ein Tag der Demokratie braucht mehr als ein gutes Bühnenprogramm: Anmeldungen, Workshops, Technik und Beteiligungsangebote müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und Veranstaltungsort und kläre danach Genehmigungen sowie die Buchung von Referierenden. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten und Plätze feststehen. In den letzten Tagen entscheidest du, ob Präsentationen, Wahlkabine, Infostände und Tonanlage tatsächlich einsatzbereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Sprecher und Workshopleiter buchen
2 Personen
- 5
Programm online veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 9
Social-Media-Beiträge posten
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Workshopanmeldungen einteilen
2 Personen
- 13
Referenteninformationen versenden
- 14
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Raum reinigen
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Podiumfreien Präsentationsbereich einrichten
3 Personen
- 21
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 22
Präsentationen testen
2 Personen
- 23
Wahlkabine aufbauen
2 Personen
- 24
Infostände einrichten
3 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 30
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 31
Besucher registrieren
3 Personen
- 32
Begrüßung und Programm erläutern
- 33
Infostände betreuen
4 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Wahlhilfe und Wahlkabine betreuen
2 Personen
- 37
Debatten-Workshop begleiten
2 Personen
- 38
Workshop zu Fake News begleiten
2 Personen
- 39
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Mülleimer leeren
2 Personen
- 42
Mikrofone weitergeben
- 43
Abendprogramm ankündigen
- 44
Publikumsdebatte moderieren
3 Personen
- 45
Dankesrede halten
- 46
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 47
Catering aufräumen
3 Personen
- 48
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 49
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
- 50
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Raum reinigen
3 Personen
- 53
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 54
Materialien einpacken
3 Personen
- 55
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 56
Reste einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- StehtischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- Niederländische FlaggenAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 6
- KleberAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Catering
- Wahlkabine
- Wahlurne
- StimmzettelAnz. 150
- StimmstifteAnz. 20
- InformationsbroschürenAnz. 250
- NotizblöckeAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 60
- FlipchartsAnz. 4
- FlipchartblätterAnz. 4
- MarkerAnz. 24
- FarbkartenAnz. 300
- StimmaufkleberAnz. 300
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchrollenAnz. 8
- ToilettenpapierAnz. 24
Tipps
- Lege Programm und Raumaufteilung mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane dabei getrennte Bereiche für Podium, Workshops, Wahlkabine und Infostände ein, damit sich Gespräche und Präsentationen nicht gegenseitig stören.
- Prüfe Genehmigungen und technische Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Für Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Verlängerungskabel sollte eine verantwortliche Person benannt sein.
- Öffne das Anmeldeformular erst nach der finalen Programmplanung und schließe es 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile Workshopplätze frühzeitig ein.
- Teste Laptop, Präsentationen, Beamer und Tonanlage am Vortag vollständig. Eine kurze Probe mit jedem Mikrofon verhindert, dass am Veranstaltungstag Lautstärke, Kabel oder Präsentationsformat ungeklärt sind.
- Bereite Ablaufplan, Kontaktliste und Namensschilder spätestens am Vorabend vor. Stelle Tische, Stühle, Registrierungstisch und Garderobenständer zuerst auf; danach folgen Technik, Wahlkabine und Infostände.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Tag der Demokratie planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum, Veranstaltungsort, Genehmigungen und Referierende sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte die Anmeldung für den Tag der Demokratie öffnen?
- Öffne die Anmeldung, sobald Programm, Workshopzeiten und Platzkapazitäten festgelegt sind, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe sie 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung, damit du Einteilung und Verpflegung planen kannst.
- Was muss ich bei der Technik für einen Demokratietag testen?
- Teste am Vortag Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand gemeinsam. Plane mindestens 60 Minuten für den vollständigen Technikcheck ein und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks bereit.
- Wann baue ich die Räume für den Tag der Demokratie auf?
- Der Grundaufbau sollte am Vorabend oder mindestens 3 Stunden vor Beginn erfolgen. Rechne zusätzlich 60 Minuten für Technik, Wahlkabine, Infostände, Namensschilder und die Registrierung ein.
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