Hockeytoernooi organiseren: checklist en planning
Een hockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en teams vastleggen. Je moet het format, wedstrijdschema, kleedkamers, scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Daarna volgen teambevestigingen, sportmateriaal, catering en prijzen. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een complete wedstrijddag, zonder dat praktische zaken zoals teamlabels, reservepompnaalden of dieetwensen pas op het laatste moment opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Hockeyvelden reserveren
Kleedkamers reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsordoelen communiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters bevestigen
EHBO-contact bevestigen
Wedstrijdregels versturen
Definitief schema publiceren
Teambevestigingen versturen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Teamlabels voorbereiden
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Programmaborden printen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Incheckbalie opbouwen
2 personen
Cateringbalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Wedstrijdformulieren verdelen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Teams ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamlabels uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Tijdschema bewaken
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Donatieopbrengst bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden spullen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen naar teams sturen
Donatiebedrag overmaken
Facturen en bonnen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Partytentenaantal 3
- Bankenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Hockeydoelenaantal 4
- Hockeyballenaantal 40
- Fluitjesaantal 8
- Scheidsrechterskaartenaantal 8
- Hesjesaantal 60
- Pionnenaantal 40
- Afzetlintaantal 4
- Teamstickersaantal 60
- Stopwatchesaantal 6
- Scorebordenaantal 4
- Balpompenaantal 3
- Reservepompnaaldenaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- IJs packsaantal 12
- Medaillesaantal 60
- Bekersaantal 3
- Klembordenaantal 8
- Speelveldmarkeringenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Voedselbakkenaantal 12
- Boodschappen
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
Decoratie
- Toernooibannersaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
Kantoor
- Pennenaantal 30
- A4-papieraantal 2
- Permanentmarkersaantal 12
- Tapeaantal 8
- Scharenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
- Documentmappenaantal 8
Tips
- Leg de toernooidatum en veldreservering minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk de kleedkamers en controleer hoeveel teams per tijdsblok kunnen spelen.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teamgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer het schema uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat teams reistijd, omkleden en wedstrijdregels kunnen plannen.
- Plan per wedstrijd minimaal één scheidsrechter en wijs daarnaast een vaste EHBO-contactpersoon aan. Leg ook vast wie scoreborden, stopwatches, fluitjes en wedstrijdformulieren beheert.
- Tel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf. Zet koelboxen, thermoskannen, koffiezetapparaten en herbruikbaar servies de dag ervoor klaar.
- Controleer sportmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf en leg reserveonderdelen apart. Denk naast doelen, ballen en hesjes ook aan balpompen, reservepompnaalden, speelveldmarkeringen en afzetlint.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden, kleedkamers en het toernooiformat. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 3 weken voor het toernooi een bruikbaar beeld van de teams hebt.
- Wanneer moet het wedstrijdschema van een hockeytoernooi klaar zijn?
- Maak eerst een voorlopig schema zodra het format en de speelduur bekend zijn. Publiceer het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat teamgegevens, scheidsrechters en veldindeling zijn gecontroleerd.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hockeytoernooi?
- Reken minimaal op één wedstrijdbegeleider per actief veld en aparte mensen voor ontvangst, catering en EHBO. Bij meerdere velden tegelijk heb je daardoor al snel 6 tot 10 vrijwilligers nodig, afhankelijk van de grootte van het toernooi.
- Wanneer moet je hockeytoernooi materiaal controleren?
- Controleer doelen, ballen, hesjes, pionnen, scoreborden en pompen 2 tot 3 dagen vooraf. Leg wedstrijdformulieren, teamlabels, medailles en reservepompnaalden de avond ervoor klaar, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!