Organiser un tournoi de hockey sans rien oublier

Un tournoi de hockey demande de coordonner les équipes, les terrains, les vestiaires et le déroulement des matchs. Commence par fixer le format et la date, puis réserve les installations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les équipes, les arbitres, les bénévoles et le matériel. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre dans l’ordre, jusqu’aux feuilles de match, aux récompenses et aux en-cas du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de hockey
Réserver les vestiaires
Définir le format du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Communiquer les objectifs de collecte
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les arbitres
Confirmer le contact des premiers secours
Envoyer les règles de la compétition
Publier le programme définitif
Envoyer les confirmations d'équipe
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Préparer les étiquettes d’équipe
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer les panneaux du programme
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Monter le comptoir d’enregistrement
2 personnes
Installer le comptoir de catering
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Distribuer les formulaires de concours
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lots
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges d’équipe
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Veiller au planning
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer le montant des dons
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Transférer le montant du don
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 3
Bancsqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 40
Siffletsqté 8
Cartons d’arbitreqté 8
Giletsqté 60
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Autocollants d'équipeqté 60
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pompes à ballonsqté 3
Aiguilles de pompe de rechangeqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 12
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 3
Presse-papiersqté 8
Marquages du terrainqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Courses

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Bannières du tournoiqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4

Bureau

Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Badges nominatifsqté 40
Classeurs de documentsqté 8

Conseils

Réserve les terrains et les vestiaires avant d’envoyer les invitations : sans ces créneaux confirmés, le programme peut changer après l’inscription des équipes.
Fixe une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de vérifier les coordonnées des équipes, les besoins alimentaires et le format définitif.
Publie le programme définitif quelques jours avant la compétition et envoie les règles à chaque équipe. Indique clairement l’heure d’arrivée, le premier match, les vestiaires et le contact sur place.
Prévois un responsable identifiable pour chaque zone : accueil, terrains, arbitrage, vestiaires et premiers secours. Une répartition écrite évite de chercher un bénévole au moment du coup de sifflet.
Vérifie le matériel sportif la veille : buts, balles, sifflets, cartons, gilets, cônes, chronomètres et pompes. Prépare aussi les formulaires de match, les étiquettes d’équipe, les médailles et les panneaux du programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de hockey ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les terrains, les vestiaires et les arbitres doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions des équipes ?: Fixe la clôture environ 2 semaines avant le tournoi. Ce délai permet de traiter les coordonnées, les besoins alimentaires, les horaires et la composition du programme.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de hockey ?: Prévois au minimum 1 responsable pour l’accueil, 1 pour la coordination des terrains, 1 pour les arbitres et 1 contact pour les premiers secours. Ajoute des bénévoles selon le nombre de terrains et d’équipes.
Quand envoyer le programme définitif du tournoi ?: Envoie-le 3 à 5 jours avant l’événement, après confirmation des équipes et des arbitres. Remets aussi une version imprimée à l’accueil et près des terrains le jour du tournoi.

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