Checklist para organizar una jornada de pruebas de VIH
Una jornada de pruebas de VIH necesita una coordinación precisa: primero se define el público y la capacidad, después se asegura el lugar y los protocolos, y al final se confirma cada cita y material. La privacidad no se resuelve el mismo día; requiere formularios, archivadores con cerradura, etiquetas y salas separadas. Este plan reúne 75 tareas y 65 artículos para llegar con el equipo, las pruebas y la atención a participantes preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir público objetivo y capacidad
2 personas
Reservar el lugar de prueba
Comprobar los protocolos de prueba
2 personas
Registrar el procedimiento de privacidad
2 personas
Redactar el formulario de consentimiento
Preparar un folleto informativo
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Programar las redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las citas de prueba
2 personas
Mantener libres los lugares de reserva
Pedir material de prueba
Pedir el catering
Preparar instrucciones para voluntarios
2 personas
Enviar indicaciones
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
Preparar etiquetas de privacidad
Comprobar los kits de prueba
2 personas
Comprobar las fechas de caducidad
Recoger el catering
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Recoger las llaves de las salas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las salas de prueba
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la sala de espera
2 personas
Colocar la protección de privacidad
2 personas
Colocar señales de tráfico
Preparar el material de registro
2 personas
Distribuir los kits de prueba por habitación
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Preparar café y té
2 personas
Realizar briefing al personal
4 personas
Realizar la prueba de apertura
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Registrar a los asistentes sin cita previa
Confirmar el permiso
2 personas
Derivar a los visitantes a la sala de pruebas
Realizar pruebas de VIH
4 personas
Comentar los resultados de las pruebas
4 personas
Explicar los cuidados de seguimiento
2 personas
Llevar el registro anónimo
Guiar la fila
Repartir material informativo
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Servir café y té
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Recoger de forma segura los residuos de prueba
2 personas
Tener disponible el procedimiento ante pinchazos
Desinfectar las salas de pruebas entre usos
2 personas
Comprobar los baños
Registrar a los últimos visitantes
2 personas
Finalizar las nuevas pruebas
4 personas
Cerrar las entrevistas de evaluación
4 personas
Seguimiento
Vaciar las salas de pruebas
4 personas
Cerrar los residuos punzantes
2 personas
Almacenar de forma segura los residuos médicos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar las cortinas de privacidad
2 personas
Retirar la señalización
Contar el inventario de materiales sin usar
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Archivar de forma segura los datos de registro
2 personas
Gestionar las derivaciones pendientes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver la compra no utilizada
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Punto de información
- Mesascant. 10
- Sillascant. 35
- Sillas de tratamientocant. 4
- Archivador con cerradura
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Biombos para salas de privacidadcant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 3
- Tabletscant. 3
- Impresorascant. 2
- Enrollacablescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Micrófono de mano
- Pantalla de presentación
- Láser de líneas cruzadas
Cocina
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas para servircant. 6
- Vajilla refrigeradacant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 40
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharillas de cafécant. 30
- Jarras de aguacant. 6
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 6
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación de emergenciacant. 2
Limpieza
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Carros de limpiezacant. 2
Materiales de prueba
- Kits de prueba rápida de VIHcant. 120
- Contenedores para residuos punzantescant. 6
- Contenedores de residuos médicoscant. 6
- Delantales desechablescant. 150
- Guantes de nitrilocant. 300
- Mascarillascant. 150
- Gasas estérilescant. 200
- Toallitas con alcoholcant. 250
- Tiritascant. 150
- Alfombrillas desechablescant. 150
- Pipetascant. 150
- Temporizadorcant. 6
- Desinfectante de manoscant. 8
Comunicación
- Flechas de rutacant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 30
- Grapadorascant. 2
- Papelerascant. 4
- Portacinta adhesivacant. 3
- Carpetas para documentoscant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y confirma los protocolos de prueba con antelación suficiente para poder registrar el procedimiento de privacidad y preparar el consentimiento antes de abrir las inscripciones.
- Calcula la capacidad a partir de las citas disponibles y conserva algunos huecos de reserva. Confirma cada cita y llama a las inscripciones pendientes antes de la jornada.
- Comprueba los kits de prueba y sus fechas de caducidad cuando lleguen, y vuelve a revisarlos antes de transportarlos. Lleva también neveras portátiles si el material necesita mantenerse refrigerado.
- Prepara las salas con biombos, sillas de tratamiento y un archivador con cerradura. Las etiquetas de privacidad y los formularios deben estar listos antes de recibir a la primera persona.
- Envía a voluntarios instrucciones concretas sobre recepción, indicaciones y privacidad. Programa la recogida del catering y lleva mesas, sillas, tablets, cables y materiales al lugar antes de abrirlo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de pruebas de VIH?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, definir la capacidad, confirmar protocolos y preparar el consentimiento. Deja la última semana para cerrar citas, voluntariado, catering y materiales.
- ¿Qué se necesita para garantizar la privacidad en una jornada de pruebas de VIH?
- Prepara salas separadas con biombos, sillas de tratamiento, etiquetas de privacidad y un archivador con cerradura. El procedimiento debe estar registrado y el formulario de consentimiento listo antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar las citas de las pruebas de VIH?
- Confírmalas entre 3 y 7 días antes de la jornada y vuelve a contactar a quienes no hayan respondido. Mantén algunos huecos libres para reservas o cambios de última hora.
- ¿Cuándo se revisan los kits de prueba y sus caducidades?
- Revísalos al recibir el pedido y otra vez el día anterior al evento. Separa cualquier kit caducado o con el embalaje dañado antes de llevar los materiales al lugar.
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