Journée de dépistage du VIH : la checklist d’organisation

Une journée de dépistage du VIH demande une organisation précise, surtout pour protéger la confidentialité et éviter les attentes inutiles. Commence par définir le public accueilli et la capacité du lieu, puis réserve les créneaux de test et les places de secours. Les protocoles, le consentement et l’information doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions. Cette checklist couvre aussi le matériel, les bénévoles, l’accueil, le catering et les vérifications finales sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et la capacité
2 personnes
Réserver le lieu de test
Vérifier les protocoles de test
2 personnes
Enregistrer la procédure de confidentialité
2 personnes
Rédiger le formulaire de consentement
Constituer le dépliant d'information
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Planifier les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les rendez-vous de test
2 personnes
Réserver des places de secours
Commander le matériel de test
Commander le catering
Préparer les consignes des bénévoles
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Préparer les étiquettes de confidentialité
Vérifier les kits de test
2 personnes
Vérifier les dates de péremption
Récupérer le catering
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Récupérer les clés des chambres
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager les salles de test
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
Installer une séparation de confidentialité
2 personnes
Installer les panneaux de signalisation
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Distribuer les kits de test par chambre
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Préparer le café et le thé
2 personnes
Effectuer le briefing du personnel
4 personnes
Effectuer le test d'ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les participants sans inscription
Faire confirmer l’autorisation
2 personnes
Orienter les visiteurs vers la salle de test
Effectuer des tests VIH
4 personnes
Discuter des résultats des tests
4 personnes
Présenter le suivi des soins
2 personnes
Tenir un registre anonyme
Encadrer la file d’attente
Distribuer le matériel d’information
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Collecter les déchets de test en toute sécurité
2 personnes
Garder la procédure en cas de piqûre d’accident à disposition
Désinfecter les salles de test entre les sessions
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
Clore les nouveaux tests
4 personnes
Clôturer les entretiens de résultat
4 personnes

Suivi

Vider les salles de test
4 personnes
Fermer les déchets tranchants
2 personnes
Stocker les déchets médicaux en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les restes au frais
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer les bâches de confidentialité
2 personnes
Retirer la signalétique
Compter le stock de matériel inutilisé
Rendre le matériel loué
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
Traiter les demandes de mise en relation en attente
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tablesqté 10
Chaisesqté 35
Fauteuils de soinsqté 4
Armoire d’archives verrouillable
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Paravents pour espace privéqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 3
Microphone à main
Écran de présentation
Laser à lignes croisées

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Vaisselle isothermeqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Cuillères à caféqté 30
Carafes d'eauqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 6
Lampes LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Distributeurs de désinfectantqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chariots de ménageqté 2

Matériel de test

Kits de test rapide du VIHqté 120
Conteneurs pour déchets tranchantsqté 6
Poubelles médicalesqté 6
Tabliers jetablesqté 150
Gants en nitrileqté 300
Masquesqté 150
Compresses stérilesqté 200
Lingettes alcooliséesqté 250
Pansementsqté 150
Sets jetablesqté 150
Pipettesqté 150
Minuterieqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8

Communication

Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Agrafeusesqté 2
Corbeilles à papierqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Classeurs de documentsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant de publier les inscriptions et vérifie qu’il permet de séparer clairement l’accueil, l’attente et les espaces de test privés. Prévois des paravents et une armoire d’archives verrouillable pour éviter que des documents confidentiels restent visibles.
Confirme chaque rendez-vous quelques jours avant la journée et garde des places de secours. Une relance téléphonique permet de remplacer rapidement les personnes absentes et de limiter les créneaux vides.
Vérifie les kits de test, leurs dates de péremption et les quantités commandées au moins 48 heures avant l’événement. Regroupe ensuite le matériel dans des glacières ou des contenants adaptés pour son acheminement.
Prépare une consigne écrite pour les bénévoles avec les rôles, les indications d’accès et la procédure à suivre en cas de question sur la confidentialité. Organise un briefing de 15 à 30 minutes avant l’ouverture du lieu.
Teste les ordinateurs, tablettes, imprimantes, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public. Installe le bureau d’information, les fauteuils de soins, les chaises et la signalétique avant le premier rendez-vous, plutôt que pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de dépistage du VIH ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les protocoles, préparer le consentement, commander le matériel et confirmer les rendez-vous.
Quand faut-il confirmer les rendez-vous de dépistage ?: Confirme-les 3 à 5 jours avant la journée, puis rappelle les personnes qui n’ont pas répondu 24 à 48 heures avant. Garde quelques créneaux de secours pour remplacer les désistements.
Quel matériel faut-il vérifier avant une journée de dépistage du VIH ?: Vérifie les kits de test, les dates de péremption, les tablettes ou ordinateurs, l’imprimante et toutes les rallonges au moins 48 heures avant. Contrôle aussi les fauteuils de soins, les paravents et le rangement verrouillable.
Comment préserver la confidentialité pendant le dépistage ?: Sépare l’accueil, l’attente et le test avec des espaces privés, et limite l’accès aux documents aux personnes autorisées. Prépare les étiquettes de confidentialité et range les archives dans une armoire verrouillable dès leur utilisation.

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