Hiphopconcert organiseren: checklist en planning

Een hiphopconcert vraagt om een strakke planning van boeking tot afbouw. Leg eerst locatie, datum, artiesten en vergunningen vast; regel daarna techniek, beveiliging, EHBO, catering en ticketverkoop. Verzamel technische wensen en artiestenriders vroeg, want een PA-systeem, monitoren, DI-boxen en microfoons zijn niet altijd standaard aanwezig. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, vervoer, weersverwachting en de publieksinformatie. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Geluidslimieten opvragen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Technische leveranciers boeken
2 personen
Beveiliging boeken
EHBO-bezetting vastleggen
Catering reserveren
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebeeld maken
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer reserveren
Artiëstenriders controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Crewindeling maken
2 personen
Contactlijst verspreiden
Publieksinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Verse producten kopen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
Podium en truss opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Publieksbarrières plaatsen
4 personen
Ingang en garderobe inrichten
3 personen
Backstage inrichten
3 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koelers vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Artiëstenontvangst voorbereiden
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
5 personen
Artiësten soundchecken
6 personen
Ticketbalie klaarzetten
2 personen
Crewbriefing geven
4 personen

Event

Deuren openen
6 personen
Tickets controleren
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Backstage catering verzorgen
2 personen
Podiumprogramma presenteren
DJ-set verzorgen
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Publieksstroom bewaken
4 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Podiumact begeleiden
3 personen
Lichtshow bedienen
Geluidsmix bedienen
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
5 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
Techniek afbreken
5 personen
Podium afbreken
6 personen
Huurmaterialen laden
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Locatiesleutels inleveren
Facturen en borg afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Barkrukkenaantal 6
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

PA-systeem
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummicrofoonsaantal 5
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 6
DJ-controller
Laptopsaantal 2
DI-boxenaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Intercomsetsaantal 4
Trussdelenaantal 6
Trussvoetenaantal 4
Kabelbindersaantal 200
Gaffa tapeaantal 8
Gereedschapskoffersaantal 2
Batterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20

Decoratie

Achterdoek
Podiumbanneraantal 2
Rode lopersaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Wayfindingbordenaantal 12
A3-postersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Catering

Barkassaaantal 2
Kassaladesaantal 2
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8

Tips

Vraag geluidslimieten en technische aansluitingen minimaal 6 weken vooraf op bij de locatie. Zo weet je op tijd hoeveel luidsprekers, subwoofers, podiummicrofoons, monitoren en DI-boxen nodig zijn.
Controleer de artiestenriders zodra de contracten zijn getekend en leg afwijkingen binnen 3 werkdagen voor aan de artiesten. Vooral vervoer, catering, backstagevoorzieningen en DJ-apparatuur worden anders snel vergeten.
Plan beveiliging en EHBO niet pas nadat de ticketverkoop is gestart. Leg de bezetting uiterlijk 4 weken voor het concert vast en neem contactgegevens op in het draaiboek.
Maak één crewindeling met tijden, telefoonnummers en verantwoordelijkheden voor opbouw, geluid, licht, garderobe en publieksontvangst. Verspreid de contactlijst uiterlijk 48 uur voor aanvang en druk minstens 2 exemplaren van het draaiboek af.
Koop houdbare voorraad eerder en plan verse producten dichter op het concert. Controleer dieetwensen 7 dagen vooraf, tel de aanmeldingen opnieuw en stem de catering af op het verwachte aantal bezoekers en artiesten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hiphopconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In de eerste maand leg je locatie, datum en artiesten vast; vergunningen, techniek en beveiliging regel je daarna zo snel mogelijk.
Wanneer moet ik de techniek voor een hiphopconcert boeken?: Boek technische leveranciers minimaal 6 weken voor het concert. Verzamel vóór die boeking de technische wensen, het podiumformaat, de geluidslimieten en de artiestenriders.
Wanneer moet de ticketverkoop voor een hiphopconcert starten?: Open de ticketverkoop zodra locatie, datum en artiesten definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor de show. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken en promotie bij te sturen.
Wat moet ik de week voor een hiphopconcert controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, artiestenvervoer, voorraad en publieksinformatie. Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur en werk het draaiboek bij als dat nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.