Checklist pour organiser un concert de hip-hop

Un concert de hip-hop demande une coordination précise entre les artistes, la technique, la sécurité et l’accueil du public. Commence par fixer le lieu et la date, puis verrouille rapidement les autorisations, l’assurance et les limites de bruit. Les besoins des artistes doivent être recueillis avant de réserver le son, les lumières et le transport. Cette checklist de 82 tâches et 66 fournitures t’aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’aux produits frais et aux dernières consignes envoyées au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu et la date
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Demander les limites de bruit
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver les prestataires techniques
2 personnes
Réserver la sécurité
Assurer la présence des secours
Réserver le catering
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport des artistes
Vérifier les riders des artistes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Distribuer la liste de contacts
Envoyer les informations au public
Vérifier les prévisions météo
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Monter la scène et la structure
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les barrières pour le public
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
5 personnes
Faire la balance sonore des artistes
6 personnes
Mettre en place le guichet de billetterie
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
6 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le catering backstage
2 personnes
Présenter le programme de la scène
Gérer le set DJ
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Surveiller la circulation du public
4 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Encadrer le numéro de scène
3 personnes
Gérer le spectacle lumineux
Gérer le mixage sonore
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
5 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
Démonter la technique
5 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Charger le matériel de location
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Restituer les clés du lieu
Gérer les factures et la caution
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 180

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 5
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 6
Contrôleur DJ
Ordinateurs portablesqté 2
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Interphonesqté 4
Éléments de structureqté 6
Pieds de trussqté 4
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Boîtes à outilsqté 2
Pilesqté 24
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Décoration

Fond de scène
Bannière de scèneqté 2
Tapis rougesqté 2
Braceletsqté 250
Panneaux d'orientationqté 12
Affiches A3qté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Couverts de serviceqté 20

Catering

Caisse du barqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8

Conseils

Bloque le lieu, la date et les autorisations avant d’ouvrir la billetterie. Demande aussi les limites de bruit dès le départ : elles peuvent modifier les horaires, la scène ou le système de sonorisation.
Demande les riders techniques et les besoins alimentaires de chaque artiste plusieurs semaines avant le concert. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, contrôleur DJ et ordinateurs portables nécessaires.
Réserve la technique, la sécurité et les secours séparément, puis confirme leurs horaires d’arrivée. Prévois une équipe capable de gérer l’accès, les loges, les changements de plateau et une interruption éventuelle.
Prépare un déroulé imprimé et une répartition nominative de l’équipe au plus tard la veille. Distribue aussi une liste de contacts avec les artistes, les prestataires techniques, la sécurité et les secours.
N’attends pas le jour J pour acheter les produits longue conservation et les produits frais. Vérifie les prévisions météo avant l’installation, surtout si l’attente, le transport ou une partie du public se trouve à l’extérieur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de hip-hop ?: Commence idéalement plusieurs mois avant la date, car les artistes, le lieu, les autorisations et les prestataires techniques doivent être disponibles en même temps. Les riders, la sécurité et le transport doivent être confirmés plusieurs semaines avant le concert.
Quelles autorisations faut-il pour un concert de hip-hop ?: Vérifie les autorisations liées au lieu, au public, au bruit et à l’accueil du concert, ainsi que l’assurance adaptée. Fais ces vérifications avant la mise en vente des billets, afin de ne pas annoncer une date qui devra être modifiée.
Combien de temps avant faut-il réserver la sonorisation et les lumières ?: Réserve les prestataires techniques après avoir recueilli les riders des artistes, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le système peut inclure haut-parleurs, subwoofers, table de mixage, microphones, retours, projecteurs LED et alimentation électrique adaptée.
Que faut-il préparer la veille d’un concert de hip-hop ?: Imprime le déroulé, attribue les rôles et distribue la liste de contacts au plus tard la veille. Confirme aussi les horaires d’arrivée, les besoins alimentaires, le transport des artistes, la météo et les informations pratiques envoyées au public.

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