Hiphop-Konzert organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Hiphop-Konzert braucht deutlich mehr Vorlauf als nur einen gebuchten Act. Neben Termin und Künstler müssen Genehmigungen, Lautstärke, Technik, Sicherheit, Transport und Ticketverkauf zusammenpassen. Plane die großen Dienstleister mehrere Monate vorher und lege spätestens in der letzten Woche Crew, Ablauf und Publikumsinfos fest. Die Checkliste führt dich von den ersten Buchungen bis zum Einkauf kurz vor dem Konzert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum festlegen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Lautstärkegrenzen erfragen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Technische Dienstleister buchen
2 Personen
Sicherheit buchen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Catering reservieren
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbebild erstellen
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlertansport reservieren
Künstler-Rider prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
Kontaktliste verteilen
Publikumsinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Frische Produkte kaufen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
Bühne und Truss aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage anschließen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Publikumstrennungen aufstellen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Empfang für Künstler vorbereiten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
5 Personen
Soundcheck für Künstler
6 Personen
Ticketschalter einrichten
2 Personen
Crew-Briefing geben
4 Personen

Event

Türen öffnen
6 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Backstage-Catering organisieren
2 Personen
Bühnenprogramm präsentieren
DJ-Set betreuen
Vorprogramm betreuen
2 Personen
Publikumsfluss überwachen
4 Personen
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
Bühnenauftritt begleiten
3 Personen
Lichtshow steuern
Tonmischung bedienen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Abfall sammeln
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
5 Personen
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
3 Personen
Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort besenrein übergeben
4 Personen
Technik abbauen
5 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Mietmaterial laden
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Locationschlüssel abgeben
Rechnungen und Kaution abwickeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

PA-Anlage
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemikrofoneAnz. 5
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 6
DJ-Controller
LaptopsAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
Intercom-SetsAnz. 4
Truss-TeileAnz. 6
TraversenfüßeAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
Gaffa-TapeAnz. 8
WerkzeugkofferAnz. 2
BatterienAnz. 24
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
Moving headsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20

Dekoration

Hintergrundvorhang
BühnenbannerAnz. 2
Rote TeppicheAnz. 2
ArmbänderAnz. 250
Wegweiser-SchilderAnz. 12
A3-PosterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierplattenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 20

Catering

Bar-KasseAnz. 2
KassenladeAnz. 2
MenükartenAnz. 4
Allergene-KarteAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8

Tipps

Kläre technische Anforderungen direkt nach der Künstlerbuchung. Sammle Rider, Mikrofonbedarf, DJ-Setup, Monitoring und Strombedarf, bevor du PA, Mischpult und weitere Technik bestellst.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Lautstärkegrenzen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Für Außenflächen oder besonders laute Produktionen können zusätzliche Vorgaben gelten.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Datum, Einlasszeit und wichtige Publikumsinformationen feststehen. So vermeidest du spätere Korrekturen bei Einladungen und Online-Werbung.
Plane Sicherheit und Ersthelfer nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Besetzung spätestens 2 bis 4 Wochen vorher fest und verteile eine Kontaktliste an Crew, Technik und Dienstleister.
Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vorher und frische Produkte am Vortag. Prüfe außerdem die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Konzert, falls Anreise, Einlass oder Teile der Veranstaltung draußen stattfinden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Hiphop-Konzert planen?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 3 Monate einplanen. Künstler, Ort, Technik, Genehmigungen und Sicherheit lassen sich mit 8 bis 12 Wochen Vorlauf deutlich zuverlässiger koordinieren.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Hiphop-Konzert starten?: Starte den Verkauf, sobald Ort, Datum, Einlasszeit und Künstler verbindlich bestätigt sind – häufig etwa 6 bis 10 Wochen vor dem Konzert. Publikumsinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Welche Technik braucht man für ein Hiphop-Konzert?: Typisch sind PA-Anlage, Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Bühnen- und Funkmikrofone, Mikrofonständer, DJ-Controller, DI-Boxen und Bühnenmonitore. Den genauen Bedarf legst du nach dem Künstler-Rider und den Anforderungen der Location fest.
Wann soll man Sicherheit und Ersthelfer buchen?: Buche Sicherheitsdienst und Ersthelfer idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Die endgültige Crew-Einteilung und die Kontaktdaten sollten spätestens 7 Tage vorher an alle Beteiligten gehen.

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