Highland Games organiseren: complete checklist
Een Highland Games vraagt meer voorbereiding dan alleen cabers en wedstrijdstenen klaarzetten. Je regelt vooraf de onderdelen, categorieën, jury, vrijwilligers, vergunningen en indeling van het terrein. Op de dag zelf moeten deelnemers snel herkenbaar zijn, scores direct worden vastgelegd en materiaal per onderdeel klaarliggen. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar een strak wedstrijdschema, inclusief catering, geluid, prijzen en een alternatief bij slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Deelnemerscategorieën instellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden aanwijzen
2 personen
Spelleiders aanwijzen
2 personen
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Prijzen en medailles bestellen
Weersvoorspelling controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Scoreformulieren afdrukken
Deelnemerslijsten afdrukken
Materialen labelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Veiligheidszones afzetten
3 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Briefing voor vrijwilligers houden
4 personen
Jurybriefing houden
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Startprogramma toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Cabertoss begeleiden
4 personen
Stone put begeleiden
4 personen
Keg toss begeleiden
4 personen
Touwtrekken begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
Finaleonderdelen begeleiden
5 personen
Eindscores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Muziek en vrij samenzijn begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Drankvoorraad afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Kleedkamertafelsaantal 2
Sportmateriaal
- Cabersaantal 3
- Wedstrijdstenenaantal 3
- Kegelsaantal 12
- Touwtrektouw
- Hesjesaantal 30
- Pionnenaantal 30
- Meetlintenaantal 4
- Stopwatchesaantal 4
- Startpistool
- Rubberen werpringenaantal 6
- Sportmattenaantal 4
- Wedstrijdnummersaantal 40
- Scorebordenaantal 4
- Prijzendisplay
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Gasbrandersaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Handmegafoon
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenk kannenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 10
Decoratie
- Schotse vlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Wedstrijdbewegwijzeringaantal 12
- Krijtbordenaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidslintaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
- Gehoorbeschermingaantal 20
- Brandblussersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Keukenweegschaal
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalknijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de wedstrijdonderdelen eerst en werk daarna het terrein uit. Geef elk onderdeel een eigen zone met pionnen, meetlinten en voldoende uitloopruimte; zo voorkom je dat touwtrekken, werpringen en steenwerpen elkaar kruisen.
- Wijs per onderdeel minimaal één spelleider en één scoreverantwoordelijke aan. Laat de juryregels uiterlijk een week vooraf delen en druk op de wedstrijddag extra scoreformulieren en deelnemerslijsten af.
- Maak deelnemers herkenbaar met wedstrijdnummers of hesjes en leg de categorieën vóór de inschrijving vast. Bevestig deelnemers, dieetwensen en starttijden uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
- Controleer al het sportmateriaal vóór transport: cabers, wedstrijdstenen, kegels, touwtrektouw, stopwatches en scoreborden. Test ook de mobiele geluidsset, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste deelnemers arriveren.
- Regel een slechtweerplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig waar partytenten, kleedkamertafels en sportmatten komen te staan en bepaal vooraf wie de weersvoorspelling controleert en wie een wijziging aan deelnemers doorgeeft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Highland Games organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, onderdelen en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en bevestig deelnemers en leveranciers in de laatste week.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Highland Games?
- Reken op minimaal 1 spelleider en 1 scoreverantwoordelijke per gelijktijdig onderdeel, plus 1 coördinator, 1 EHBO-verantwoordelijke en hulp voor ontvangst en catering. Bij 4 onderdelen tegelijk kom je al snel uit op 10 tot 12 vrijwilligers.
- Wanneer moet ik de wedstrijdregels en het schema klaar hebben?
- Werk de regels en het wedstrijdschema uiterlijk 2 weken voor de Highland Games uit. Deel de definitieve starttijden en deelnemerscategorieën uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn.
- Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens Highland Games?
- Bevestig uiterlijk 7 dagen vooraf een alternatief weerplan met overdekte zones, partytenten en een aangepaste terreinindeling. Controleer de voorspelling 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf; communiceer een wijziging direct aan alle deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!