Organiser des Highland Games : la checklist complète

Une compétition de Highland Games demande plus qu’une liste d’épreuves et quelques pierres. Il faut cadrer le règlement, les catégories, les inscriptions et le déroulement avant de réserver le matériel. Prévoyez aussi les personnes qui chronomètrent, notent les scores, animent et gèrent les premiers secours. Cette checklist rassemble les étapes et l’équipement à préparer, dans l’ordre, jusqu’à l’impression des feuilles de score et au contrôle final du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Définir les catégories de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Désigner les membres du jury
2 personnes
Désigner les animateurs
2 personnes
Désigner le responsable des premiers secours
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Imprimer les feuilles de score
Imprimer les listes de participants
Étiqueter le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Balisage des zones de sécurité
3 personnes
Préparer le matériel de compétition
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
Organiser le briefing du jury
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme de départ
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer le Cabertoss
4 personnes
Accompagner Stone put
4 personnes
Animer le Keg Toss
4 personnes
Encadrer le tir à la corde
5 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Encadrer les épreuves finales
5 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Animer la musique et les moments libres
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Mettre sous clé le stock de boissons
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières et les outils
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Tables de logeqté 2

Matériel de sport

Câblesqté 3
Pierres de compétitionqté 3
Cônesqté 12
Corde de tir à la corde
Giletsqté 30
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4
Pistolet de départ
Anneaux de lancer en caoutchoucqté 6
Tapis de sportqté 4
Numéros de compétitionqté 40
Panneaux de scoreqté 4
Présentoir des prix

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Mégaphone à main

Vaisselle

Verresqté 120
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Louchesqté 10

Décoration

Drapeaux écossaisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Signalisation du parcours de courseqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de sécuritéqté 6
Gants de travailqté 12
Protection auditiveqté 20
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les épreuves et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les règles, les critères de classement et les éventuelles limites de sécurité dès l’invitation.
Préparez un plan du site avec des zones séparées pour les pierres, le lancer, le tir à la corde et l’accueil. Ajoutez les tentes, les tables, les câbles et les rallonges au plan pour éviter les croisements le jour J.
Désignez les bénévoles, les juges, les animateurs et le responsable des premiers secours au moins 2 semaines avant la compétition. Prévoyez un responsable par épreuve et une personne chargée de centraliser les scores.
Contrôlez le matériel avant l’arrivée des participants : pierres, cônes, mètres rubans, chronomètres, gilets, numéros et panneaux de score. Étiquetez chaque lot et préparez une zone de rangement distincte pour le matériel utilisé.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et confirmez le plan de secours. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les multiprises et les rallonges avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des Highland Games ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le lieu, obtenir les autorisations, définir les épreuves et lancer les inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les participants, les fournisseurs, les bénévoles et le programme.
Quand faut-il envoyer les invitations pour des Highland Games ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec les catégories, les épreuves et le règlement. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant la compétition afin de finaliser les listes et les numéros.
Quel matériel faut-il prévoir pour une compétition de Highland Games ?: Prévoyez le matériel propre à chaque épreuve, notamment les pierres, cônes, cordes, tapis, mètres rubans et chronomètres, ainsi que les numéros et panneaux de score. Ajoutez la sonorisation, les câbles, les rallonges, les tables, les tentes et le matériel de ravitaillement.
Quand imprimer les feuilles de score et les listes de participants ?: Imprimez une première version 3 à 5 jours avant l’événement, puis contrôlez-la après la clôture des inscriptions. Préparez quelques exemplaires supplémentaires le matin même pour remplacer une feuille perdue ou corriger une modification de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.