Een herinneringsbijeenkomst organiseren: checklist

Een herinneringsbijeenkomst vraagt om rustige voorbereiding, duidelijke afspraken en aandacht voor praktische details. Bevestig eerst datum, locatie en reserveringen; werk daarna het programma, de gastenlijst en de bijdragen van sprekers uit. In de laatste week regel je onder meer dieetwensen, foto’s, muziek en het herinneringsboek. Op de dag zelf draait het om een overzichtelijke inrichting, getest geluid, warme koffie en thee en een gastvrije ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en spreektijden maken
2 personen
Sprekers en voordrachten bevestigen
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
Muziek voor de bijeenkomst kiezen
Reserveringen bevestigen
Herinneringsboek voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Foto's inlijsten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Herinneringstafel inrichten
2 personen
Condoleancetafel klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en gebak klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Herinneringsboek begeleiden
Welkomstwoord uitspreken
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Koffie en dessert serveren
3 personen
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie en foto's inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Herinneringsmaterialen overdragen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrek
Kapstokkenaantal 60
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Fotolijstenaantal 12
Herinneringsboekaantal 2
Tafellopersaantal 8
Ledkaarsenaantal 24
Bloemenvazenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegers en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma met vaste spreektijden en houd ruimte voor uitloop. Bevestig sprekers en voordrachten uiterlijk één week vooraf, zodat wijzigingen niet op de dag zelf ontstaan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inventarisatie ongeveer 5 dagen voor de bijeenkomst. Zo kun je hapjes, gebak en dranken gericht inkopen.
Test de draagbare speaker en draadloze microfoon minimaal 2 uur voor aanvang op de plek waar gesproken wordt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf veilig uit, zodat niemand er tijdens de bijeenkomst over struikelt.
Richt de herinneringstafel en condoleancetafel vóór de ontvangst in. Zet foto’s, het herinneringsboek en schrijfmateriaal op een goed bereikbare plek en controleer of er voldoende stoelen en kapstokken zijn.
Begin met koffie en thee voorbereiden voordat de eerste gasten arriveren en koel dranken op tijd. Zet serveerschalen, kopjes, glazen, borden en bestek klaar, zodat nabestaanden niet tussendoor de keuken in hoeven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herinneringsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer de laatste week voor bevestigingen, dieetwensen, het programma en de praktische inrichting.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herinneringsbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst. Vraag om aanmelding en dieetwensen en verwerk de laatste reacties uiterlijk 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herinneringsbijeenkomst klaar te zetten?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, herinnerings- en condoleancetafel, catering en decoratie. Test de geluidsinstallatie in datzelfde tijdsblok, vóór de gasten binnenkomen.
Wat moet ik klaarzetten voor koffie en thee bij een herinneringsbijeenkomst?: Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, theeglazen, suiker en melk klaar. Controleer 30 minuten voor aanvang ook de voorraad dranken, glazen, borden, dessertbordjes en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.