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Erinnerungsveranstaltung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Erinnerungsveranstaltung braucht neben einem passenden Ort vor allem einen klaren Ablauf und ausreichend Zeit für persönliche Beiträge. Bestätige Datum, Raum und Reservierungen frühzeitig, bevor Einladungen verschickt werden. Sammle Fotos, Erinnerungen und Redebeiträge nicht erst in der letzten Woche. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Erinnerungstisch, getestete Beschallung und klar verteilte Aufgaben dabei, dass du dich um die Gäste kümmern kannst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Redezeiten erstellen

    2 Personen

  • Referenten und Vorträge bestätigen

  • Fotos und Erinnerungen sammeln

    2 Personen

  • Musik für das Treffen auswählen

  • Reservierungen bestätigen

  • Erinnerungsbuch vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Fotos einrahmen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Erinnerungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kondolenztafel aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Gebäck bereitstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Erinnerungsbuch betreuen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Gedenkprogramm begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Warme Mahlzeit ausgeben

    4 Personen

  • Kaffee und Dessert servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration und Fotos einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Erinnerungsmaterialien übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Umkleideraum-Garderobe
  • KleiderständerAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • BilderrahmenAnz. 12
  • ErinnerungsbuchAnz. 2
  • TischläuferAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • BlumenvasenAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrschaufelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und setze einen festen Termin für Rückmeldungen. So kannst du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig zusammenfassen.
  • Lege Programm, Redezeiten und Referenten spätestens sieben Tage vor dem Treffen fest. Für jeden Beitrag sollte eine konkrete Dauer eingetragen sein, damit der Ablauf nicht ausufert.
  • Sammle Fotos und persönliche Erinnerungen mindestens zwei Wochen vorher und beschrifte die Bilder direkt. Bilderrahmen, Erinnerungsbuch und Kondolenztafel sollten am Vortag vollständig vorbereitet werden.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Kaffee, Tee, Gebäck und Snacks brauchen außerdem eigene Servierflächen und ausreichend Geschirr.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag im tatsächlichen Raum. Stelle Tische und Stühle frühzeitig auf und richte den Erinnerungstisch ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Erinnerungsveranstaltung einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung, damit du Sitzplätze, Bewirtung und Ernährungswünsche planen kannst.
Wie viel Zeit sollte eine Erinnerungsveranstaltung dauern?
Plane für Begrüßung, Reden und Beiträge etwa 90 bis 120 Minuten ein. Rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten für das anschließende Zusammensein bei Kaffee, Tee und Snacks ein.
Wann sollte man Fotos und Erinnerungen sammeln?
Beginne mindestens zwei Wochen vor dem Termin mit dem Sammeln. Setze sieben Tage vorher eine letzte Abgabefrist und bereite Bilderrahmen, Erinnerungsbuch und Erinnerungstisch spätestens am Vortag vor.
Wie viele Getränke braucht man für eine Erinnerungsveranstaltung?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Kaffee und Tee ein. Kaufe die Getränke mindestens zwei Tage vorher und stelle sie einige Stunden vor Beginn kalt.

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