Checklist pour organiser une cérémonie commémorative
Une cérémonie commémorative demande une préparation précise, surtout pour coordonner les prises de parole, les souvenirs et l’accueil des proches. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au café servi après la cérémonie. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : les besoins alimentaires, le vestiaire, les rallonges et un test du son avant l’arrivée des invités. Les tâches et le matériel sont regroupés pour vous permettre de suivre chaque étape sans rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et les horaires de prise de parole
2 personnes
Confirmer les intervenants et les présentations
Rassembler les photos et souvenirs
2 personnes
Choisir la musique de la réunion
Confirmer les réservations
Préparer le livre souvenir
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Encadrer les photos
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
Installer la table de condoléances
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer le livre-souvenir
Prononcer le mot de bienvenue
Animer le programme commémoratif
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir le café et le dessert
3 personnes
Faire dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer la décoration et les photos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transmettre le matériel de rappel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Portant de vestiaire
- Porte-manteauxqté 60
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Assiettes à dessertqté 70
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Glacièresqté 3
Décoration
- Cadres photoqté 12
- Livre souvenirqté 2
- Chemins de tableqté 8
- Bougies LEDqté 24
- Vases à fleursqté 6
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balais et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le programme au moins trois à quatre semaines à l’avance. Confirmez séparément chaque intervenant et attribuez-lui une durée précise, par exemple 5 à 10 minutes, afin d’éviter les retards.
- Demandez les réponses et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la cérémonie. Pour le café, le thé et les boissons, prévoyez environ 2 tasses par personne si la réception dure jusqu’à deux heures.
- Rassemblez les photos et les souvenirs au moins 10 jours avant, puis encadrez-les et préparez la table du souvenir la veille. Gardez une liste des personnes ou des épisodes représentés pour éviter les erreurs dans les légendes.
- Testez le micro sans fil, l’enceinte et les branchements 60 minutes avant le début. Prévoyez au moins deux rallonges et une multiprise, puis placez le matériel de façon à ne pas créer de passage encombré.
- Installez les chaises, les tables, le vestiaire et les tables de condoléances au moins 90 minutes avant l’accueil. Mettez les boissons au frais et préparez le café et le thé suffisamment tôt pour pouvoir recevoir les premiers invités sans interrompre la cérémonie.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une cérémonie commémorative ?
- Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue pour confirmer le lieu, les invitations et les intervenants. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les confirmations finales.
- Combien de chaises prévoir pour une cérémonie commémorative ?
- Prévoyez une chaise par personne confirmée, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées imprévues. Pour 80 invités, installez donc environ 84 à 88 chaises si l’espace le permet.
- Quand préparer les photos et le livre souvenir ?
- Rassemblez les photos et les souvenirs au moins 10 jours avant, afin de pouvoir identifier les personnes et faire imprimer ou encadrer ce qui manque. Installez la table du souvenir la veille, puis vérifiez-la encore une fois le jour même.
- Combien de temps avant tester la sonorisation ?
- Faites un premier test 60 minutes avant l’arrivée des invités, avec le micro sans fil et chaque intervenant. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le niveau sonore depuis les dernières rangées.
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