Herfstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een herfstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en pompoenen neerzetten. Je moet deelnemers tijdig vastleggen, dieetwensen verzamelen, leveranciers bevestigen en controleren of stroom en verlichting beschikbaar zijn. Plan de praktische details in vaste stappen: eerst programma en indeling, daarna boodschappen en reserveringen, en pas op de dag zelf de opbouw. Deze checklist helpt je niets te vergeten, van naamkaartjes en kraamnummers tot wisselgeld, routebordjes en kraamgewichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Marktkramen indelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Reserveringen maken
Routebeschrijving versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Tafels en tenten klaarzetten
3 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Verkooptafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes klaarmaken
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Kraamlocaties aanwijzen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatie uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
Deelnemers afronden laten verkopen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Onverkochte etenswaren sorteren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelproducten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 18
Kraamafschermingenaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 8
Strobalenaantal 12
Pompoenenaantal 20
Lichtslingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 14
Kraambordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Kabelbindersaantal 100
Kleefbandaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Handmicrofoon
Megafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschaal
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Verlichting

Buitenlampenaantal 8
Lichtnetsnoerenaantal 4

Catering

Kassa
Geldkist
Prijskaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 12
Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 250
Bakpapieraantal 4
Afhaalbakjesaantal 150
Houten roerstaafjesaantal 250
Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer ruimte voor looppaden en controleer per kraam of een tafel, stroompunt of kraamafscherming nodig is.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, kraamgewichten en opbergkratten klaar voor wind, regen en het tijdelijk opbergen van spullen.
Koop houdbare boodschappen enkele dagen eerder en sorteer ze per kraam of gebruiksmoment. Koelproducten koel je pas op tijd, zodat ze op de marktdag niet onnodig lang buiten de koeling staan.
Leg voor de kassa een vast bedrag aan wisselgeld klaar en wijs één persoon aan die betalingen beheert. Controleer daarnaast vooraf of alle benodigde stroompunten bereikbaar zijn zonder losse kabels over looppaden.
Plan de opbouw met een concrete starttijd en werk van groot naar klein: eerst tenten en marktkramen, daarna tafels en stoelen, vervolgens stroom, verlichting, kraambordjes, naamkaartjes en herfstdecoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, deelnemersvoorwaarden en uitnodigingen. Plan de kraamindeling en leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een herfstmarkt controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de markt. Beslis dan definitief of je extra partytenten, kraamgewichten of beschutting nodig hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een herfstmarkt op te bouwen?: Reken voor een markt met meerdere kramen op minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd. Begin met tenten en kramen; sluit stroom en verlichting pas aan nadat de looproutes vrij zijn.
Wanneer moet ik boodschappen voor een herfstmarkt doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal of koel verse producten op de dag zelf of maximaal 24 uur eerder. Sorteer alles per kraam voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.