Herfstloop organiseren: complete checklist

Een herfstloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Leg eerst datum, parcours, locaties en vergunningen vast; daarna regel je verkeer, EHBO, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startnummers, routeaanduiding, medailles en materiaal. Deze checklist helpt je de 69 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat veiligheidszaken of spullen voor de wedstrijddag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Parcours opmeten
3 personen
Parcourskaart maken
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medaillebestelling plaatsen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routeposten toewijzen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routeborden controleren
2 personen
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Weersbescherming klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Routepijlen uitzetten
6 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Verzorgingsposten inrichten
6 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
EHBO-punt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Startvak indelen
4 personen
Welkomstmededeling doen
Hardloopwedstrijd begeleiden
12 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Finishers opvangen
5 personen
Water en fruit uitdelen
5 personen
EHBO verlenen
3 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Finishinformatie afhandelen
2 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
6 personen
Verkeersmaatregelen afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Partytenten afbouwen
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
EHBO-materialen aanvullen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten controleren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Tafelkleedhoezenaantal 10
Afzethekkenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Hardloopmedaillesaantal 300
Routepijlenaantal 45
Kilometerbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Lintenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8

Apparatuur

Start- en finishboog
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Tapkranenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
IJsblokkenaantal 12
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Herfstvlaggenaantal 20
Startfinishbannersaantal 2
Pijlbannersaantal 10
Prikpalenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin uiterlijk enkele maanden vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en de vergunningcontrole. Een verkeersplan en aanvragen voor verkeersregelaars en EHBO kosten vaak meer afstemming dan je vooraf verwacht.
Meet het parcours vóór je de inschrijving opent en controleer de afstand op meerdere punten. Maak daarna een duidelijke parcourskaart met routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en routeposten.
Plan vrijwilligers niet alleen voor de route, maar ook voor inschrijving, startnummeruitgifte, finish en verzorging. Geef verkeersregelaars en routeposten uiterlijk in de laatste week hun instructies, tijden en portofoongebruik.
Bestel startnummers, startnummerbanden en hardloopmedailles zodra het verwachte deelnemersaantal duidelijk is. Sorteer de startnummers vooraf op volgorde en leg prijzen en medailles apart klaar voor de finish.
Controleer de weersverwachting en alle techniek 24 tot 48 uur vooraf. Test luidsprekers, microfoon, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen en neem powerbanks en LED-bouwlampen mee als de herfstmiddag snel donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verkeersplan. Plan vrijwilligers, bestellingen en deelnemersinformatie in de laatste 4 tot 6 weken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een herfstloop controleren?: Controleer de vergunningsplicht direct nadat datum en route voorlopig vaststaan, dus idealiter 3 tot 6 maanden voor de loop. Vraag ook meteen na welke termijn geldt voor verkeersregelaars, wegafzettingen en geluidsinstallaties.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herfstloop?: Maak eerst een bezetting per taak: routeposten, start, finish, inschrijving, verzorging en opbouw. Reken voor elke vaste post minimaal 1 vrijwilliger en plan daarnaast 2 tot 4 mensen als reserve voor uitval of verschuivingen.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers zodra de inschrijving voldoende op gang is en je een realistische deelnemersprognose hebt, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Plaats de bestelling voor medailles uiterlijk 6 weken voor de loop, zodat er ruimte blijft voor levering en controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.