Checklist para organizar una carrera de otoño

Organizar una carrera de otoño requiere coordinar el recorrido, los permisos y muchas personas antes de abrir las inscripciones. Empieza fijando la fecha y la ruta, y deja cerrados con antelación el control del tráfico, los primeros auxilios y la salida y la meta. Después tendrás que gestionar participantes, voluntarios, dorsales, medallas y patrocinadores. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material que suele olvidarse hasta los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Comprobar el permiso
Reservar la salida y la meta
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Solicitar controladores de tráfico
Asignar personal de primeros auxilios
Medir el recorrido
3 personas
Crear mapa del recorrido
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir dorsales
Realizar el pedido de medallas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de ruta
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Preparar premios y medallas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Preparar la protección contra el clima
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar las flechas de la ruta
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar puestos de avituallamiento
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Distribuir el cajón de salida
4 personas
Dar el mensaje de bienvenida
Coordinar la carrera
12 personas
Registrar los tiempos parciales
4 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
5 personas
Repartir agua y fruta
5 personas
Prestar primeros auxilios
3 personas
Organizar la entrega de medallas
3 personas
Entregar premios
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Gestionar la información de meta
2 personas
Guiar a los participantes hasta la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
6 personas
Retirar las medidas de tráfico
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Reponer el material de primeros auxilios
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar sobrantes
2 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 30
Fundas para mantelescant. 10
Vallas de separacióncant. 24
Percheroscant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallas de carreracant. 300
Flechas de rutacant. 45
Señales de kilómetrocant. 12
Conos de tráficocant. 30
Cintascant. 6
Cronómetroscant. 6
Premioscant. 12
Portapapelescant. 8

Equipo

Arco de salida y meta
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Grifos de barrilcant. 4
Jarras de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 100
Mantas térmicascant. 20
Cubitos de hielocant. 12
Mantas de emergenciacant. 10

Decoración

Banderas de otoñocant. 20
Banderas de salida y metacant. 2
Banners con flechascant. 10
Postes de señalizacióncant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de anunciar la carrera. Reserva también la zona de salida y meta, porque cambiarla después afecta al plan de tráfico y a la información de los participantes.
Mide el recorrido y prepara el mapa antes de abrir las inscripciones. Así podrás comunicar la distancia exacta, colocar las señales de kilómetro y calcular cuántos controladores necesitas.
No dejes los dorsales, las pulseras numeradas y las medallas para la última semana. Encarga el material cuando el formulario de inscripción ya tenga una previsión fiable y revisa las cantidades antes de ordenar.
Asigna cada puesto de ruta a una persona concreta y organiza una sesión informativa para los voluntarios. Los reguladores de tráfico deben conocer sus cruces, horarios y el canal de comunicación que usarán durante la carrera.
Comprueba el pronóstico y el montaje el día anterior. Revisa carpas, mesas, vallas, conos, flechas, megáfonos, walkie-talkies, cables alargadores y baterías externas antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de otoño?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, el plan de tráfico, los primeros auxilios, los patrocinadores y los pedidos de dorsales y medallas suelen necesitar varias semanas.
¿Cuándo se debe abrir la inscripción para una carrera?: Abre el formulario cuando la fecha, la ruta y los permisos estén encaminados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes si necesitas encargar material personalizado.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de otoño?: Calcula como mínimo una persona por cada puesto de ruta y añade un pequeño equipo para salida, meta, inscripciones y apoyo. Para una carrera con 10 puestos, reserva aproximadamente entre 15 y 20 voluntarios.
¿Qué hay que revisar el día antes de la carrera?: Comprueba el pronóstico, la lista de la compra, los dorsales, las medallas, los carteles y todo el equipo de comunicación. Haz la revisión entre 24 y 48 horas antes para poder sustituir material perdido o averiado.

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