Checklist pour organiser une course d’automne

Une course d’automne se prépare bien avant le jour du départ. Il faut d’abord fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations et sécuriser les lieux, puis ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à contrôler les dossards, la signalisation, la météo et le matériel. Cette checklist regroupe les 69 tâches et les 57 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans découvrir un oubli au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le permis
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Demander des agents de circulation
Assurer la présence des secours
Mesurer le parcours
3 personnes
Créer la carte du parcours
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Passer la commande des médailles
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches de signalisation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Installer les postes de secours
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Aménager la zone de départ
4 personnes
Faire l'annonce de bienvenue
Encadrer la course à pied
12 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
5 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Organiser la remise des médailles
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Gérer les informations de l’arrivée
2 personnes
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Déployer les mesures de circulation
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 30
Housses de nappesqté 10
Barrières de sécuritéqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 300
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Rubansqté 6
Chronomètresqté 6
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Robinetterieqté 4
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Blocs de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Drapeaux d’automneqté 20
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières fléchéesqté 10
Piquetsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Mesurez le parcours avant d’imprimer la carte, les bornes kilométriques et les informations envoyées aux participants. Une modification tardive de l’itinéraire peut obliger à recommander les dossards et les panneaux.
Réservez rapidement les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations de circulation. Pour une course sur route, prévoyez aussi les agents nécessaires aux carrefours et transmettez-leur leur poste avant le briefing.
Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions. Gardez une liste séparée pour le ravitaillement et prévoyez les gobelets, tasses, assiettes et couverts en fonction du nombre confirmé de participants et de bénévoles.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que par mission générale : départ, arrivée, carrefours, parcours et remise des médailles. Donnez à chaque responsable un moyen de communication et briefez les régulateurs avant l’ouverture du site.
Faites une vérification finale la veille : prévisions météo, dossards triés, panneaux, flèches, cônes, barrières, chronomètres, talkies-walkies et alimentation électrique. Testez aussi les haut-parleurs, le microphone et les projecteurs avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’automne ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, réserver les lieux et recruter les bénévoles. Ajoutez une marge si la course nécessite une gestion de circulation ou des secours dédiés.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’automne ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le départ afin d’estimer les besoins en dossards, médailles et ravitaillement. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant la course pour traiter les informations alimentaires et préparer les listes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’automne ?: Le nombre dépend surtout des carrefours et de la longueur du parcours. Comptez au minimum 1 personne par point à sécuriser, puis ajoutez une équipe pour le départ, l’arrivée, le ravitaillement et la remise des médailles.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Faites un contrôle complet du matériel 2 à 3 jours avant, puis une dernière vérification la veille. Consultez les prévisions à J-3 et à J-1 pour adapter les tentes, les vêtements, l’éclairage et le dispositif de sécurité.

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