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Herbstlauf organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Herbstlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine gemessene Strecke und ein Anmeldeformular. Früh müssen Route, Start und Ziel, Genehmigungen und Verkehrsführung feststehen. Danach folgen Helferplanung, Startnummern, Medaillen und die Information der Teilnehmenden. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, sortierte Unterlagen und ein kontrollierter Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung prüfen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsplan erstellen

    2 Personen

  • Verkehrsregler anfordern

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

  • Parcours vermessen

    3 Personen

  • Streckenkarte erstellen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern bestellen

  • Medaillenbestellung aufgeben

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routenposten einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Preise und Medaillen bereitstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Wetterschutz bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    6 Personen

  • Kilometerschilder aufstellen

    3 Personen

  • Versorgungsstationen einrichten

    6 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    3 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    5 Personen

  • Späte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Startbereich einteilen

    4 Personen

  • Begrüßungsansprache halten

  • Laufwettbewerb betreuen

    12 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    4 Personen

  • Finisher in Empfang nehmen

    5 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    5 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    3 Personen

  • Medaillenverleihung durchführen

    3 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Zielinformationen abwickeln

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    6 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abbauen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien auffüllen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste kontrollieren

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappTischeAnz. 10
  • StühleAnz. 30
  • TischdeckenhussenAnz. 10
  • AbsperrgitterAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 350
  • StartnummernbänderAnz. 350
  • LaufmedaillenAnz. 300
  • WegweiserAnz. 45
  • KilometerschilderAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • BänderAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 6
  • PreiseAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 8

Ausstattung

  • Start- und Zielbogen
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 12
  • MegafoneAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 400
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • ZapfhähneAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • EinweghandschuheAnz. 100
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • EiswürfelAnz. 12
  • NotfalldeckenAnz. 10

Dekoration

  • HerbstfahnenAnz. 20
  • Start-/ZielfahnenAnz. 2
  • PfeilbannerAnz. 10
  • AbsperrpfostenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start- und Zielort möglichst mehrere Wochen vor dem Lauf fest. Prüfe die Genehmigung, vermiss das Parcours und erstelle eine Streckenkarte, bevor du Einladungen verschickst.
  • Plane Verkehrsregler und Ersthelfer nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldungen ein. Teile Routenposten, Funkgeräte und Aufgaben spätestens eine Woche vorher verbindlich zu.
  • Bestelle Startnummern und Medaillen nach dem Anmeldeschluss mit einer kleinen Reserve. Sortiere die Startnummern nach Teilnehmerliste, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag nicht ins Stocken gerät.
  • Schicke die Teilnehmerinformationen mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Strecke, Startzeit, Startnummernausgabe, Verkehrsführung und Hinweise zu Ernährungswünschen sollten dort eindeutig stehen.
  • Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Wegweiser, Kilometerschilder, Absperrgitter und Beleuchtung. Stelle Preise, Medaillen, Mikrofon, Lautsprecher, Powerbanks und Verlängerungskabel in einer eigenen Ausgabekiste bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Herbstlauf anmelden und genehmigen lassen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungsprüfung. Für Straßensperrungen und Verkehrsregler solltest du zusätzliche Vorlaufzeit einplanen, weil Rückmeldungen mehrere Wochen dauern können.
Wann sollte die Strecke für einen Herbstlauf vermessen werden?
Vermiss die Strecke spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf und kontrolliere sie in der Woche vor dem Termin erneut. So kannst du Streckenkarte, Kilometerschilder und Wegweiser rechtzeitig korrigieren.
Wie viele Helfer braucht ein Herbstlauf?
Plane zusätzlich zur Organisationsleitung mindestens einen Streckenposten an jedem kritischen Abzweig sowie eine feste Besetzung für Start, Ziel, Ausgabe und Erste Hilfe ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab; teile alle Helfer spätestens 7 Tage vorher ein.
Wann müssen Startnummern und Medaillen bestellt werden?
Bestelle beides nach Möglichkeit 3 bis 4 Wochen vor dem Lauf oder sofort nach einem verbindlichen Anmeldeschluss. Rechne eine kleine Reserve ein und sortiere die Startnummern spätestens am Vortag nach Teilnehmerliste.

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