Checklist voor een herfstfeest in een zorginstelling

Een herfstfeest in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen decoratie en hapjes. Je stemt het programma af op bewoners, verzamelt dieetwensen en regelt vervoer en begeleiding ruim vooraf. Plan daarnaast de zaalindeling, muziek, activiteiten en catering zo dat medewerkers op de dag zelf niet hoeven te improviseren. Deze checklist geeft je een vaste volgorde, van reservering en uitnodiging tot het klaarzetten van buffet, koffie en thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Vervoer voor bewoners reserveren
Medewerkers voor begeleiding indelen
Programma en muziek selecteren
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Leveringen en boodschappen plannen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffet- en drankentafels opstellen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Bewoners naar de zaal begeleiden
5 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Herfstactiviteit begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Buffet openen en begeleiden
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Bewoners tijdens maaltijd begeleiden
5 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Bewoners naar afdelingen begeleiden
5 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Decoratie en apparatuur opruimen
3 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten labelen
2 personen
Afvalcontainers afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten en materialen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbordenaantal 12
Serveerkommenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opslagbakken met dekselaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Papieren lantaarnsaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 15

Activiteiten

Bingokaartenaantal 80
Bingomolen
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurboekenaantal 20
Puzzelsaantal 6
Prijzencadeausaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de datum en zaal zodra je een voorlopig aantal bewoners en begeleiders hebt. Controleer meteen of tafels, stoelen, buffettafels en eventuele krukken beschikbaar zijn, zodat de indeling niet pas op de feestdag verandert.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uiterlijk één week voor het feest. Maak daarna naamkaartjes en label dieetmaaltijden afzonderlijk; dat voorkomt zoeken tijdens het buffet.
Plan vervoer en begeleiding niet op dezelfde dag als de uitnodigingen. Leg per bewoner vast wie meegaat, wie helpt bij het verplaatsen en wie tijdens het programma aanspreekbaar is.
Test licht, muziek, Bluetoothspeakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de zaal wordt versierd. Zet muziek en techniek minstens 60 minuten voor ontvangst klaar, zodat storingen geen invloed hebben op het programma.
Werk op de feestdag van groot naar klein: controleer eerst zaal en toiletten, zet daarna tafels en buffet op en bereid vervolgens koffie, thee, drankjes en hapjes voor. Houd koelboxen en opslagbakken met deksel beschikbaar voor wat niet direct wordt uitgeserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een herfstfeest in een zorginstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, zaal en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het feest.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het herfstfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw bij de definitieve aanmeldingen. Maak de lijst uiterlijk 1 week vooraf definitief en label de dieetmaaltijden voordat het buffet wordt klaargezet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal voor het herfstfeest klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet- en drankentafels, decoratie en techniek. Zet koffie, thee, drankjes en hapjes daarna klaar en test licht en muziek nog 60 minuten voor de ontvangst.
Wanneer regel ik vervoer en begeleiding voor bewoners?: Reserveer vervoer zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Maak uiterlijk 1 week voor het feest de begeleidingsindeling en controleer wie bewoners tijdens vertrek, aankomst en terugreis ondersteunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.