Checklist pour organiser une fête d’automne en établissement de soins

Une fête d’automne en établissement de soins demande une préparation plus précise qu’un simple goûter. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, l’accessibilité, le transport des résidents et l’accompagnement, puis préparer la salle et le buffet sans gêner les déplacements. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au café servi aux participants. Prévoyez aussi un responsable clairement identifié pour les repas spéciaux, la musique et les imprévus le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la date et la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Réserver le transport pour les résidents
Répartir les collaborateurs pour l'accompagnement
Sélectionner le programme et la musique
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Planifier les livraisons et les courses
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet et des boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accompagner les résidents vers la salle
5 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer l’activité d’automne
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Ouvrir et encadrer le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Accompagner les résidents pendant le repas
5 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Accompagner les résidents vers les services
5 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Ranger la décoration et le matériel
3 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Étiqueter les restes alimentaires
2 personnes
Fermer les conteneurs à déchets
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes et le matériel
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 80
Assiettes de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de stockage avec couvercleqté 12

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Plateauxqté 6

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Nappesqté 8
Compositions florales artificiellesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 80
Cartes de menuqté 15

Activités

Cartes de bingoqté 80
Boule de bingo
Crayons de couleurqté 40
Livres de coloriageqté 20
Puzzlesqté 6
Cadeaux de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment la largeur des passages, l’accès aux toilettes et l’espace nécessaire pour les fauteuils et déambulateurs.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 4 semaines avant la fête. Conservez une liste séparée pour les repas spéciaux et étiquetez chaque portion avant l’installation du buffet.
Organisez le transport des résidents au moins 2 semaines à l’avance et attribuez les accompagnateurs par groupe. Prévoyez un accompagnateur pour chaque déplacement nécessitant une aide particulière, selon les besoins recensés.
Testez le microphone, les enceintes, les rallonges et l’éclairage la veille. Le jour même, faites un essai d’au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants pour éviter de déplacer les tables au dernier moment.
Installez les tables du buffet et des boissons avant les tables d’activités, en laissant des passages dégagés. Gardez les boissons au frais, préparez les amuse-bouches et lancez le café et le thé seulement lorsque l’accueil est terminé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’automne en établissement de soins ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez la salle, confirmez le transport et lancez les invitations en premier, puis finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 4 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Ce délai laisse le temps de confirmer les repas, l’accessibilité et le transport.
Quand préparer les repas spéciaux et le buffet ?: Recueillez les informations alimentaires au plus tard 2 semaines avant, puis vérifiez les portions et les étiquettes la veille. Installez le buffet le jour même, idéalement 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités.
Comment organiser le transport des résidents pour la fête ?: Réservez le transport au moins 2 semaines à l’avance et établissez une liste avec les horaires, les besoins d’aide et les accompagnateurs attribués. Confirmez les départs et les retours 48 heures avant l’événement.

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