Herbstfest in der Pflegeeinrichtung organisieren
Ein Herbstfest in einer Pflegeeinrichtung braucht mehr als Dekoration und ein Buffet. Bewohner, Angehörige und Mitarbeitende müssen sicher ankommen, gut betreut werden und passende Speisen erhalten. Plane deshalb zuerst Saal, Transport und Betreuung, danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Programm. Kurz vor dem Fest zählen klare Kennzeichnungen, getestete Technik und ein Aufbau ohne Hindernisse. Diese Checkliste führt dich durch die 51 Aufgaben und 43 benötigten Dinge des Plans.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Saal reservieren
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Transport für Bewohner reservieren
Mitarbeiter für die Betreuung einteilen
Programm und Musik auswählen
2 Personen
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
Lieferungen und Einkäufe planen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Menükarten drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffet- und Getränketische aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Musik testen
2 Personen
Buffet und Häppchen vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
Bewohner in den Saal begleiten
5 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Herbstaktivität begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musikprogramm organisieren
2 Personen
Buffet eröffnen und betreuen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Bewohner während der Mahlzeit begleiten
5 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Bewohner zu den Stationen begleiten
5 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Dekoration und Ausrüstung aufräumen
3 Personen
Saal und Küche reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen beschriften
2 Personen
Müllcontainer abschließen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste und Materialien verstauen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertellerAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TablettsAnz. 6
Dekoration
- HerbstblätterAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- KunstblumenarrangementsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- PapierlaternenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- SpeisekartenAnz. 15
Aktivitäten
- Bingo-KartenAnz. 80
- Bingo-Rad
- BuntstifteAnz. 40
- MalmalbücherAnz. 20
- PuzzlesAnz. 6
- Preise und GeschenkeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit spätestens 7 Tage vor dem Fest. So kannst du Diätmahlzeiten kennzeichnen und den Transport passend zur Zahl der Bewohner planen.
- Teile die Betreuung nicht nur nach Stationen ein: Plane pro Aktivität und Essensbereich feste Mitarbeitende ein. Eine Namensliste und vorbereitete Namensschilder vermeiden am Veranstaltungstag Rückfragen.
- Kontrolliere Saal und Toiletten am Vortag auf Bewegungsflächen, Stolperstellen und gut erreichbare Sitzplätze. Tische, Stühle und Buffetische sollten am Veranstaltungstag nicht nachträglich umgestellt werden müssen.
- Bereite Getränke, Kaffee und Tee zeitversetzt vor: Getränke früh kalt stellen, Kaffee und Tee erst kurz vor Beginn aufsetzen. So stehen die Heißgetränke nicht lange ungenutzt und bleiben sicher servierbar.
- Teste Licht, Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, Tabletts und Thermoskannen bereits am vorgesehenen Platz bereit, statt sie während des Programms zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Herbstfest in einer Pflegeeinrichtung planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Saal und Transport. Die endgültigen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Betreuungszeiten sollten spätestens 7 Tage vor dem Fest feststehen.
- Wie viele Mitarbeitende braucht man für ein Herbstfest im Pflegeheim?
- Das hängt von Bewohnerzahl, Unterstützungsbedarf und Programm ab. Teile die Mitarbeitenden spätestens 7 Tage vorher festen Bereichen zu und plane zusätzlich mindestens eine Person für spontane Hilfe und Wege ein.
- Wann sollte man die Diätmahlzeiten vorbereiten und kennzeichnen?
- Kennzeichne jede Diätmahlzeit spätestens beim Anrichten und prüfe die Zuordnung vor dem Servieren zweimal. Die endgültige Liste der Ernährungswünsche sollte dafür mindestens 3 bis 5 Tage vorher vorliegen.
- Wann muss der Saal für das Herbstfest aufgebaut werden?
- Stelle Tische, Stühle, Buffet- und Getränketische am Festtag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass auf. Dekoration, Licht und Musik sollten danach abgeschlossen und mindestens 60 Minuten vorher getestet sein.
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