Checklist voor een goed voorbereid herdenkingsconcert
Een herdenkingsconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je stemt musici, dirigent en sprekers af, regelt techniek en verlichting en houdt rekening met een rustige ontvangst van gasten. Deze checklist volgt de voorbereiding van datum en locatie tot de laatste controle op de concertdag. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: dieetwensen, route-informatie, microfoons, kabels, programmafolders en duidelijke instructies voor vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en repertoire bepalen
3 personen
Musici en dirigent bevestigen
2 personen
Sprekers voor herdenking vastleggen
2 personen
Reservering van de locatie maken
Geluidsinstallatie reserveren
Verlichting reserveren
Catering reserveren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Route- en parkeerinformatie maken
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en catering controleren
2 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Technische aansluitingen testen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Podiumonderdelen lossen
4 personen
Podium opbouwen
5 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Herdenkingsdecoratie ophangen
3 personen
Kaarsen en bloemstukken plaatsen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Inloopmuziek starten
Gasten ontvangen
6 personen
Programmafolders uitdelen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Concertdeel één begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kaarsmoment voorbereiden
2 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Slotoptreden begeleiden
3 personen
Nazit met gasten verzorgen
5 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Podium afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Podiumdelenaantal 6
- Katheder
- Garderoberekkenaantal 4
- Buffettafelsaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Bedrade microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 3
- Muzieklessenaarsaantal 30
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 8
- Laptop
- USB-stickaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Podiumlampenaantal 6
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Herdenkingsbanneraantal 2
- Fotolijstenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- LED-kaarsenaantal 60
- Witte tafellopersaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 150
- Gebaksbordjesaantal 150
- Koffielepelsaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 12
- IJsblokbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische repetitie niet alleen rond het concertprogramma. Test vooraf alle microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, laptopaansluiting en USB-stick; neem ook reservebatterijen en voldoende verlengkabels mee.
- Stuur de herinnering aan gasten pas nadat de route- en parkeerinformatie definitief is. Vermeld daarin ook het aanvangstijdstip, de entree en eventuele sluiting van de garderobe.
- Maak de gastenlijst uiterlijk enkele dagen voor het concert definitief. Gebruik die lijst voor naambadges en catering, en controleer apart of alle dieetwensen zijn doorgegeven.
- Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opening van de zaal voor lossen, podiumopbouw, verlichting, soundcheck en het plaatsen van stoelen. Controleer daarna entree, katheder, informatieborden en garderoberekken.
- Houd voor de herdenkingssfeer de decoratie en verlichting vooraf bij elkaar: herdenkingsbanner, fotolijsten, bloemstukken, LED-kaarsen en witte tafellopers. Zo voorkom je dat deze onderdelen pas tijdens de ontvangst worden gezocht of geplaatst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, repertoire, musici en dirigent. Leg sprekers en techniek uiterlijk 8 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en het programma op tijd kunnen worden voorbereid.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een herdenkingsconcert?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf en stuur daarna een herinnering met route-, parkeer- en praktische informatie.
- Hoeveel tijd is nodig voor de opbouw van een herdenkingsconcert?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het lossen van podiumdelen, het plaatsen van stoelen en lessenaar, de verlichting en de geluidsinstallatie. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige technische test en soundcheck.
- Wanneer moet ik de catering en dieetwensen controleren?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de cateraar. Controleer dranken en catering nogmaals bij het openen van de locatie, voordat gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.