Gedenkkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gedenkkonzert braucht neben der musikalischen Planung einen besonders verlässlichen Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort, Repertoire und Mitwirkende fest; danach folgen Einladungen, Technik, Catering und die Informationen für Gäste. Plane ausreichend Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste ein. Am Veranstaltungstag zählen ein getesteter Ton, klare Freiwilligenanweisungen und ein kontrollierter Saal, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Repertoire festlegen
3 Personen
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
Redner für die Gedenkveranstaltung festlegen
2 Personen
Location reservieren
Tonanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an Gäste senden
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Routen- und Parkinformationen erstellen
Freiwilligenanweisungen drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und Catering prüfen
2 Personen
Instrumente prüfen
3 Personen
Technische Anschlüsse testen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Bühnenteile entladen
4 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Gedenkdekoration aufhängen
3 Personen
Kerzen und Blumenarrangements platzieren
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Einlassmusik starten
Gäste empfangen
6 Personen
Programmhefte verteilen
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kerzenmoment vorbereiten
2 Personen
Gedenkfeier begleiten
3 Personen
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Redner betreuen
2 Personen
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
Get-together mit den Gästen betreuen
5 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Reste sicher verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 4
BuffetischeAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
NotenpulteAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 8
Laptop
USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 6
StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

GedenkbannerAnz. 2
BilderrahmenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
LED-KerzenAnz. 60
Weiße TischläuferAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 150
TortenplattenAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 150
GabelnAnz. 150
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
EiswürfelbehälterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Tonanlage und Beleuchtung frühzeitig und teste mindestens einen Tag vorher Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker sowie alle technischen Anschlüsse. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel sichtbar bereit.
Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Konzert. Setze eine Anmeldefrist und sende etwa 7 Tage vorher eine Erinnerung, damit Gästeliste, Namensschilder, Programmhefte und Cateringmengen noch angepasst werden können.
Plane für Redebeiträge einen festen Ablauf mit Rednerpult und Funkmikrofon. Lass jeden Redner vor Beginn kurz sprechen, damit Lautstärke und Mikrofonabstand stimmen.
Kläre die Raumaufteilung vor dem Aufbau: Stühle, Klapptische, Buffetische, Bühnenelemente und Notenpulte müssen so stehen, dass Einlass, Reden und Konzert ohne Umräumen funktionieren.
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere Eingang, Saal, Garderobe, Bühne und Beleuchtung und gib den Freiwilligen schriftliche Anweisungen für Empfang, Parkhinweise und Gästefragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gedenkkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Repertoire. Musiker, Dirigent, Redner und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann verschickt man Einladungen für ein Gedenkkonzert?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. Eine Erinnerung 7 Tage vorher hilft, fehlende Rückmeldungen rechtzeitig zu erhalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Gedenkkonzert?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Tonanlage, Beleuchtung und Dekoration ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Musikern und Rednern kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
Wann muss das Catering für ein Gedenkkonzert bestellt werden?: Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei die endgültige Gästezahl und alle erfassten Ernährungswünsche, bevor Getränke und Speisen bestätigt werden.

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