Checklist pour organiser un concert commémoratif

Un concert commémoratif demande de coordonner la musique, les prises de parole et l’accueil du public sans laisser les aspects techniques au dernier moment. Cette checklist vous guide depuis le choix de la date et du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les invitations, les besoins alimentaires, la sonorisation, l’éclairage, les programmes et l’installation de la salle. Prévoyez un responsable par domaine et validez chaque point à une échéance précise.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le répertoire
3 personnes
Confirmer les musiciens et le chef d'orchestre
2 personnes
Réserver les intervenants pour la commémoration
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver la sono
Réserver l’éclairage
Réserver le catering
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Imprimer les consignes des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les boissons et le service traiteur
2 personnes
Vérifier les instruments
3 personnes
Tester les raccordements techniques
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Décharger les éléments de scène
4 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher la décoration commémorative
3 personnes
Installer les bougies et les compositions florales
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Accueillir les invités
6 personnes
Distribuer les programmes
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le moment des bougies
2 personnes
Animer le moment de commémoration
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
Animer le after avec les invités
5 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Portantsqté 4
Tables de buffetqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 3
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Pupitres de musiqueqté 30
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 6
Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannière commémorativeqté 2
Cadres photoqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougies LEDqté 60
Chemins de table blancsqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux directionnelsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 150
Cuillères à caféqté 150
Fourchettesqté 150
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 4 à 6 mois à l’avance, puis confirmez rapidement la disponibilité des musiciens, du chef d’orchestre et des intervenants de la commémoration.
Finalisez le programme et le répertoire environ 8 semaines avant le concert. Gardez une version chronométrée avec les transitions, les prises de parole et les éventuels changements de plateau.
Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Planifiez un test technique complet 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les raccordements, les retours, les éclairages et la lecture des fichiers depuis l’ordinateur ou la clé USB.
Préparez les programmes, badges, panneaux d’information et consignes des bénévoles au moins 3 jours avant. Le jour J, ouvrez le lieu au minimum 4 heures avant le début pour contrôler l’entrée, décharger les éléments de scène et installer la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert commémoratif ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois. Ce délai permet de réserver le lieu, les artistes, les intervenants, la sonorisation et le catering, puis de gérer les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un concert commémoratif ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date. Indiquez une échéance d’inscription située environ 3 semaines avant le concert, afin d’établir ensuite la liste définitive des invités.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réservez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour les essais. Ajoutez du temps si plusieurs microphones, instruments, retours, projecteurs ou prises de parole sont prévus.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif de convives et les régimes alimentaires environ 10 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification des boissons et du service traiteur le jour de l’installation.

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