Checklist voor een herdenkingsconcert organiseren

Een herdenkingsconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk muziek, herdenkingsinformatie, techniek, ontvangst en een zorgvuldig verloop van de avond. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna naar artiesten, vergunningen, uitnodigingen en repetities toe. In de laatste week controleer je vooral zitplaatsen, dieetwensen, programmamateriaal, kaarsen, microfoons en de nooduitgangen. Met deze checklist houd je de 79 taken en 69 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
Muziekrechten controleren
Repetitieschema opstellen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Herdenkingsinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bijzondere zitplaatsen registreren
Programmafolders laten drukken
Herdenkingskaarsen bestellen
Catering bestellen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Piano of keyboard reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Fotograaf informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentator briefen
Sprekers briefen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Parkeerinformatie verspreiden
Draaiboek afdrukken
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Herdenkingsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Podium vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en kabels controleren
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
Herdenkingshoek inrichten
2 personen
Kaarsenstandaard plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Korte soundcheck uitvoeren
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Zitplaatsen begeleiden
3 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Concertonderdelen aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels afbreken
5 personen
Herdenkingshoek afbouwen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie controleren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Foto's en bestanden verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Kleedtafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiummodulesaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 35
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Statiefverlichtingaantal 2
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 120
Kaarsenstandaardsaantal 4
Witte tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Herdenkingsbanner
Fotolijstenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Ovenwantenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Programmafoldersaantal 130
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 130
Servettenaantal 300
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer daarna direct de repetitieruimte en plan voldoende repetities, zodat artiesten en dirigent met dezelfde versie van het programma werken.
Controleer muziekrechten zodra de werken definitief zijn. Wacht daar niet mee tot na het drukken van de programmafolders; wijzigingen in repertoire kunnen anders extra drukwerk veroorzaken.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en verzoeken om bijzondere zitplaatsen in één overzicht. Sluit de registratie bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert af, zodat stoelen en catering op tijd kunnen worden ingedeeld.
Plan techniek als een aparte repetitie. Test mengpaneel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons, DI-boxen en piano of keyboard vóór de generale repetitie, niet pas bij binnenkomst van het publiek.
Wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, garderobe, catering, kaarsen en zaalbegeleiding. Laat presentator en sprekers hun teksten en timing uiterlijk 3 dagen vooraf doornemen, inclusief de overgang naar de muziek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je een locatie, artiesten en dirigent vastleggen, vergunningen en muziekrechten controleren, repetities plannen en uitnodigingen versturen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een herdenkingsconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert. Vraag aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf af te ronden, zodat je bijzondere zitplaatsen, catering en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een herdenkingsconcert?: Het aantal hangt af van koor, solisten en sprekers, maar plan minimaal één microfoon per gelijktijdige spreker of solist en extra microfoons voor het koor. Test alle draadloze en bedrade microfoons tijdens een technische repetitie van minstens 60 minuten.
Wanneer controleer ik de nooduitgangen en techniek?: Controleer de nooduitgangen bij de zaaloplevering en opnieuw op de concertdag, vóór het publiek binnenkomt. Test mengpaneel, luidsprekers, monitoren en microfoonstatieven minimaal 2 uur voor aanvang en leg eventuele storingen direct vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.