Checklist pour organiser un concert commémoratif

Un concert commémoratif demande une coordination précise entre la programmation musicale, les artistes, la salle et l’accueil du public. Cette checklist de 79 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux dernières vérifications sur place. Prévoyez aussi les besoins spécifiques des participants, les bougies, les programmes imprimés et le matériel de sonorisation. Les répétitions, les intervenants et les bénévoles doivent être confirmés suffisamment tôt pour éviter les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Publier les informations commémoratives
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les places spéciales
Faire imprimer les programmes
Commander des bougies commémoratives
Commander le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver un piano ou un clavier
Réserver des chaises et des tables
Informer le photographe
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer l’animateur
Briefer les intervenants
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Diffuser les informations de stationnement
Imprimer le déroulé
Préparer les partitions musicales
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel commémoratif
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Vérifier l’éclairage et les câbles
2 personnes
Préparer les partitions
3 personnes
Aménager l'espace commémoratif
2 personnes
Installer le bougeoir
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer un court soundcheck
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer les places assises
3 personnes
Distribuer les bougies
2 personnes
Animer le moment de commémoration
2 personnes
Annoncer les différentes parties du concert
Accompagner les intervenants
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
5 personnes
Démonter le coin commémoratif
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le lieu
2 personnes
Rapporter les clés
Retourner le matériel audio
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Rassembler les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de maquillageqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Modules de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Clavier
Support de clavier
Pieds de microqté 35
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage sur trépiedqté 2
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 120
Bougeoirsqté 4
Chemins de table blancsqté 10
Compositions floralesqté 4
Bannière commémorative
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 10

Cuisine

Thermosqté 8
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Gantsqté 12

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 130
Serviettesqté 300
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis vérifiez les autorisations et les droits musicaux avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour traiter les déclarations nécessaires.
Établissez le planning des répétitions dès que les artistes et le chef d’orchestre sont confirmés. Réservez la salle de répétition assez tôt et gardez un créneau supplémentaire pour une répétition générale.
Demandez les besoins alimentaires et les places spéciales au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant le concert. Transmettez ensuite ces informations au traiteur et à l’équipe d’accueil.
Réservez séparément la sonorisation, le piano ou clavier, les pupitres et les microphones. Prévoyez une vérification technique sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Briefez l’animateur, les intervenants, le photographe et les bénévoles avant le jour du concert. Contrôlez les sorties de secours, le balisage et l’installation des chaises avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert commémoratif ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les artistes, régler les autorisations et organiser plusieurs répétitions.
Combien de temps prévoir pour les répétitions d’un concert commémoratif ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 séances, plus une répétition générale le jour du concert ou la veille. Ajoutez une heure de marge pour les changements de programme et les réglages techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert commémoratif ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le programme et les modalités d’inscription. Faites un rappel 7 à 10 jours avant la représentation.
Quand installer la sonorisation et les chaises ?: Installez les chaises, tables et éléments de scène plusieurs heures avant l’ouverture. Prévoyez au moins 2 heures pour les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le test complet du son.

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