Checkliste für ein Gedenkkonzert

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Saal, Proberaum und Tonanlage möglichst mehrere Monate vor dem Konzert. Kläre dabei auch, ob Piano oder Keyboard, Mischpult, Lautsprecher und Monitorspeaker vorhanden sind oder separat gebracht werden müssen.
• Plane die Proben nicht nur nach dem Musikprogramm: Für Sprecher, Moderator und Gedenkinformationen solltest du mindestens einen eigenen Ablaufdurchlauf einplanen. So lassen sich Übergänge, Mikrofonwechsel und Schweigeminuten rechtzeitig prüfen.
• Verschicke Einladungen und Pressemitteilung nicht erst kurz vor dem Termin. Eine Anmeldefrist von etwa 7 bis 10 Tagen lässt genug Zeit, Sitzplatzwünsche, Ernährungsangaben und die benötigte Bestuhlung zusammenzuführen.
• Bestelle Programmhefte und Gedenkkerzen nach der bestätigten Gästezahl, aber mit einer Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Prüfe vor dem Druck Namen, Reihenfolge der Beiträge und alle Gedenkinformationen.
• Kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass Notausgänge, Kabelwege, Mikrofonständer, Notenpulte und die Position von Stühlen und Tischen. Teile Freiwillige festen Aufgaben zu, statt die Zuständigkeiten erst vor Ort zu klären.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gedenkkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Saal, Programm und Künstlern. Genehmigungen, Musikrechte und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.

Wann verschickt man Einladungen für ein Gedenkkonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Sitzplätze, Catering und Programmhefte nach der tatsächlichen Zahl planen.

Wie viel Technik braucht ein Gedenkkonzert?

Für ein Konzert mit Moderation und mehreren Sprechern solltest du mindestens ein Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofonständer sowie Funk- und Kabelmikrofone einplanen. Reserviere die Technik mindestens 6 Wochen vorher und teste sie spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.

Was darf man bei einem Gedenkkonzert nicht vergessen?

Häufig fehlen am Ende nicht die Instrumente, sondern Programmhefte, Gedenkkerzen, besondere Sitzplätze und ein klarer Ansprechpartner für Sprecher und Freiwillige. Prüfe diese Punkte 7 bis 10 Tage vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich die Notausgänge.

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