Checklist herdenkingsbijeenkomst organiseren

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige planning en duidelijke afspraken. Leg eerst de locatie, datum en vorm van het programma vast; regel daarna sprekers, muzikanten, uitnodigingen en catering. In de laatste week draait het vooral om bevestigen: dieetwensen, gastenlijst, spreekvolgorde, foto’s, muziek en techniek. Deze checklist helpt je om niets te vergeten, van het condoleanceregister bij binnenkomst tot de microfoons en fotopresentatie in de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Muzikanten uitnodigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Catering bestellen
Bloemstukken bestellen
Programma afdrukken
2 personen
Herdenkingsfoto's verzamelen
2 personen
Fotopresentatie samenstellen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Spreekteksten verzamelen
Spreekvolgorde vastleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Bloemstukken ophalen
Locatiesleutels ophalen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Herdenkingshoek inrichten
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
Fotopresentatie klaarzetten
2 personen
Microfoon en speakers plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Condoleanceregister begeleiden
2 personen
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Fotopresentatie bedienen
Kaarsen aanreiken
2 personen
Stilte begeleiden
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Condoleances begeleiden
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Decoratie afbouwen
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels terugbrengen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Condoleanceregister veilig bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Condoleanceregisteraantal 2
Pennenaantal 20
Fotolijstenaantal 12
Herdenkingskaartenaantal 100
Theelichthoudersaantal 80
LED-kaarsenaantal 20
Bloemvazenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Stoffen servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Papiertapeaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst een technisch moment van 30 minuten. Test dan de draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en het projectiescherm met precies de bestanden en muziek die je gebruikt.
Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en maak vijf dagen vooraf een definitieve gastenlijst. Zo kan de catering het aantal maaltijden en de benodigde serviesstukken nog correct aanpassen.
Leg de spreekvolgorde uiterlijk één week vooraf vast en verzamel alle spreekteksten uiterlijk drie dagen voor de bijeenkomst. Bewaar één geprinte versie bij de ontvangsttafel voor de organisator.
Regel de herdenkingsfoto’s en fotopresentatie niet pas op de dag zelf. Controleer uiterlijk twee dagen vooraf of alle foto’s openen, de volgorde klopt en er een reservekopie op een tweede apparaat staat.
Maak voor de opbouw een zaalindeling met stoelen, tafels, ontvangsttafel, garderoberek en eventuele krukken. Zet het condoleanceregister, pennen, herdenkingskaarten en naamkaartjes bij binnenkomst klaar en controleer de zaal na afloop van de inrichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en het programma. Reserveer daarna snel sprekers, muzikanten en catering, omdat hun beschikbaarheid meestal eerder vastligt dan de definitieve gastenlijst.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 7 tot 10 dagen. Stuur 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst een herinnering met de routebeschrijving en het programma.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een herdenkingsbijeenkomst?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en test van microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm. Doe daarnaast 30 minuten voor aanvang een korte eindcontrole met de eerste spreker of muzikant.
Wanneer moet ik de catering en bloemen bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 10 dagen vooraf op basis van het verwachte aantal gasten en geef de definitieve aantallen 3 tot 5 dagen vooraf door. Bestel bloemstukken ongeveer 1 tot 2 weken vooraf en haal ze op de dag zelf volgens afspraak op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.