Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkveranstaltung braucht einen ruhigen, verlässlichen Ablauf und viele kleine Absprachen. Legen Sie zuerst Ort, Datum und Programm fest, bevor Sie Redner, Musiker und Gäste einladen. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering, Blumen und die technische Vorbereitung. Diese Checkliste hilft Ihnen, Fristen einzuhalten und typische Lücken zu vermeiden – etwa fehlende Redetexte, ungeprüfte Präsentationstechnik oder einen nicht geklärten Zugang zum Saal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Redner einladen
Musiker einladen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Endgültige Gästeliste erstellen
Catering bestellen
Blumenarrangements bestellen
Programm drucken
2 Personen
Erinnerungsfotos sammeln
2 Personen
Fotopräsentation zusammenstellen
2 Personen
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
Redetexte sammeln
Redereihenfolge festlegen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Blumengestecke abholen
Standortschlüssel abholen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Gedenkecke einrichten
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
Fotopräsentation aufbauen
2 Personen
Mikrofon und Lautsprecher aufstellen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

Gäste begrüßen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kondolenzbuch betreuen
2 Personen
Gedenkprogramm begleiten
2 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Fotopräsentation bedienen
Kerzen reichen
2 Personen
Ruhe begleiten
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Beileidsbekundungen begleiten
2 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Restbestände verpacken
2 Personen
Dekoration abbauen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Schlüssel zurückbringen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Kondolenzbuch sicher aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 10
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

KondolenzbuchAnz. 2
StifteAnz. 20
BilderrahmenAnz. 12
GedenkkartenAnz. 100
TeelichthalterAnz. 80
LED-KerzenAnz. 20
BlumenvasenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
StoffserviettenAnz. 80
NamensschilderAnz. 80
PapierklebebandAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Planen Sie die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung ein. Verschicken Sie eine Erinnerung etwa 7 Tage vorher und erstellen Sie danach eine endgültige Gästeliste für Sitzplätze, Catering und Namensschilder.
Sammeln Sie Redetexte, Erinnerungsfotos und Musikwünsche spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Legen Sie anschließend die Redereihenfolge fest und testen Sie die Fotopräsentation auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer.
Prüfen Sie die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand sollten mindestens 1 Woche vorher gemeinsam getestet werden.
Bestellen Sie Catering und Blumenarrangements nach der Anmeldefrist, sobald die Gästezahl feststeht. Rechnen Sie zusätzlich mit etwa 5 Prozent Reserve bei Getränken, Geschirr und Sitzplätzen.
Klären Sie am Vortag, wer den Standortschlüssel abholt, Blumengestecke entgegennimmt und den Saal kontrolliert. Prüfen Sie dabei Empfangstisch, Kondolenzbuch, Stifte, Gedenkkarten, Beleuchtung sowie Wegbeschreibung und Garderobe.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?: Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Für eingeladene Redner, Musiker, Catering und Blumen bleibt so ausreichend Zeit für Rückmeldungen und Änderungen.
Wann verschickt man die Einladungen zu einer Gedenkveranstaltung?: Versenden Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung 7 Tage vorher hilft, offene Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig zu klären.
Wie viele Stühle und Gedecke braucht man für eine Gedenkveranstaltung?: Richten Sie für jede bestätigte Person einen Sitzplatz und ein Gedeck ein. Planen Sie zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve ein, damit kurzfristige Zusagen nicht zu Engpässen führen.
Wann sollte die Technik für eine Gedenkveranstaltung getestet werden?: Testen Sie Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Leinwand mindestens 7 Tage vorher. Führen Sie am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest mit den tatsächlichen Rednern oder Musikern durch.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.