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Checklist pour organiser une cérémonie commémorative

Une cérémonie commémorative demande une préparation précise, surtout lorsque plusieurs intervenants, musiciens et supports visuels sont prévus. Commence par réserver le lieu, fixer la date et construire le programme, puis avance vers les invitations, les contenus et la logistique d’accueil. Cette checklist t’aide à répartir les 65 tâches dans le bon ordre, jusqu’à la vérification de la salle et du matériel le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, accès, fleurs, photos et liste définitive des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Inviter les intervenants

  • Inviter les musiciens

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel

  • Établir la liste définitive des invités

  • Commander le catering

  • Commander des compositions florales

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Rassembler les photos commémoratives

    2 personnes

  • Composer une présentation photo

    2 personnes

  • Composer la sélection musicale

    2 personnes

  • Rassembler les textes de présentation

  • Définir l’ordre de passage des intervenants

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Envoyer les indications d'accès

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les compositions florales

  • Récupérer les clés du lieu

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Aménager l'espace commémoratif

    3 personnes

  • Placer les compositions florales

    2 personnes

  • Placer les bougies en toute sécurité

    2 personnes

  • Installer la présentation photo

    2 personnes

  • Installer le micro et les enceintes

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Animer le registre de condoléances

    2 personnes

  • Animer le programme commémoratif

    2 personnes

  • Fournir la musique

    2 personnes

  • Gérer le diaporama photo

  • Distribuer les bougies

    2 personnes

  • Animer le silence

  • Servir le café et le thé

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Coordonner les condoléances

    2 personnes

  • Accompagner les invités vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Démonter la décoration

    3 personnes

  • Démonter la technique

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Rapporter les clés

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Conserver en sécurité le registre de condoléances

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 80
  • Tablesqté 10
  • Table d’accueil
  • Portant à vêtementsqté 2
  • Tabouretsqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Cuillères à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Thermosqté 6

Décoration

  • Registre de condoléancesqté 2
  • Stylosqté 20
  • Cadres photoqté 12
  • Cartes commémorativesqté 100
  • Porte-bougies chauffe-platqté 80
  • Bougies LEDqté 20
  • Vases à fleursqté 8
  • Nappesqté 10
  • Serviettes en tissuqté 80
  • Badges nominatifsqté 80
  • Ruban de papierqté 4

Équipement

  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Passe-câblesqté 6
  • Glacièresqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampadairesqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Poubellesqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Chiffons microfibresqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Ce délai laisse aux intervenants, aux musiciens et aux invités le temps de confirmer leur présence.
  • Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis envoie un rappel 7 jours avant. Passe la commande du catering uniquement après avoir établi la liste définitive des invités.
  • Prépare le contenu de la cérémonie au plus tard 10 jours avant : textes de présentation, ordre de passage, sélection musicale, photos et présentation projetée. Garde une copie du programme sur l’ordinateur et sur une clé USB.
  • Prévois un test technique complet 2 à 3 jours avant, avec les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran. Vérifie aussi que les vidéos et les fichiers audio s’ouvrent sans connexion internet.
  • Le jour précédent, récupère les clés, les compositions florales et le matériel imprimé, puis vérifie la salle pendant 30 à 45 minutes. Contrôle notamment les chaises, la table d’accueil, le registre de condoléances, les stylos, les badges et l’emplacement des carafes et thermos.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une cérémonie commémorative ?
Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe le programme et confirme les intervenants avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?
Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec les indications d’accès et les modalités d’inscription. Fais partir un rappel 7 jours avant, puis ferme les inscriptions quelques jours avant de commander le catering.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?
Prévois un test de 60 à 90 minutes, 2 ou 3 jours avant l’événement. Teste chaque microphone, les haut-parleurs, la musique, la présentation photo et la projection, puis garde les fichiers sur deux supports.
Quand préparer le programme imprimé et les photos commémoratives ?
Rassemble les photos et les textes au moins 10 jours avant, afin de composer la présentation et de valider l’ordre de passage. Imprime le programme 2 à 3 jours avant, après la dernière confirmation des intervenants.

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