Checklist voor een herdenkingsbijeenkomst organiseren

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige planning, duidelijke communicatie en extra aandacht voor de inhoud van het programma. Leg eerst datum, locatie en opbouw vast en benader daarna sprekers, voorgangers en muzikanten. Verzamel op tijd foto’s, herinneringen en muziekbestanden, zodat toespraken en voordrachten rustig kunnen worden gecontroleerd. Deze checklist helpt je vervolgens met uitnodigingen, aanmeldingen, catering, techniek en de inrichting van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en voorgangers benaderen
2 personen
Muziek en voordrachten kiezen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Herdenkingskaarten afdrukken
2 personen
Foto's en herinneringen verzamelen
3 personen
Fotowand samenstellen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Toespraken controleren
2 personen
Route en parkeerstroken controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Bloemstukken ophalen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumplek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Fotowand plaatsen
2 personen
Herdenkingshoek inrichten
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Kaarsen veilig opstellen
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Gastenboek klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Koude dranken klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek tijdens programma afspelen
Stilte- en herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Kaarsen veilig doven
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten veilig opbergen
2 personen
Bloemstukken nabezorgen
Materialen retourneren
2 personen
Gastenboek veilig bewaren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Herdenkingsdoekenaantal 4
Gastenboek
Schrijfpennenaantal 12
Programmabordjesaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 120

Verlichting

LED-kaarsenaantal 20
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud minstens 3 tot 4 weken vooraf. Geef sprekers en voorgangers een duidelijke spreektijd en controleer toespraken uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst.
Verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en stuur 5 tot 7 dagen vooraf een herinnering. Gebruik de aanmeldingen om de definitieve gastenlijst en dieetwensen te verwerken.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en muziekbestanden vóór de gasten arriveren. Laad apparatuur volledig op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar op een vaste plek.
Zet ontvangsttafel, naamkaartjes, gastenboek en schrijfpennen bij de ingang. Plaats programmabordjes en gedrukte programma’s zo dat bezoekers ze meteen kunnen pakken.
Houd voor koffie en thee rekening met de doorstroom na afloop. Koel dranken vooraf, haal bloemstukken op tijd op en open de locatie minimaal 60 minuten voor aanvang om te ventileren en de zaal in te richten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsbijeenkomst?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Voor een kleine bijeenkomst kan 2 tot 3 weken voldoende zijn, maar sprekers, uitnodigingen en drukwerk hebben dan weinig speling.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programmaopzet bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Stuur 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst een herinnering en verwerk daarna de laatste aanmeldingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, techniek testen en de ontvangsttafel inrichten. Bij bloemstukken, een fotowand of meerdere programmaonderdelen is 90 minuten praktischer.
Wanneer controleer je toespraken en muziek voor de herdenking?: Controleer toespraken, voordrachten en muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf. Test de afspeelvolgorde en geluidsapparatuur nog één keer op de dag zelf, voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.