Checklist para tu encuentro conmemorativo

Organizar un encuentro conmemorativo requiere coordinar la parte formal con muchos detalles pequeños: ponentes, discursos, recuerdos, música y atención a los invitados. Esta checklist reúne 69 tareas y 38 elementos para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha hasta abrir la sala. También contempla lo que suele quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las tarjetas, el equipo de sonido y la refrigeración de las bebidas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contactar a ponentes y ministros
2 personas
Elegir música y discursos
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir tarjetas conmemorativas
2 personas
Reunir fotos y recuerdos
3 personas
Montar la pared fotográfica
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Revisar los discursos
2 personas
Comprobar la ruta y los carriles de aparcamiento
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger los arreglos florales
2 personas
Cargar el equipo
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
4 personas
Montar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Colocar el fondo fotográfico
2 personas
Montar el rincón conmemorativo
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Colocar las velas de forma segura
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Preparar el libro de firmas
Preparar café y té
3 personas
Preparar las bebidas frías
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Repartir velas
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Poner música durante el programa
Guiar el momento de silencio y homenaje
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Apagar las velas con seguridad
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Entregar los arreglos florales
Devolver los materiales
2 personas
Guardar de forma segura el libro de visitas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa de recepción
Atril
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Lonas conmemorativascant. 4
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 12
Carteles del programacant. 6
Portavelascant. 120

Iluminación

Velas LEDcant. 20
Luces decorativascant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Contacta con ponentes y ministros con varias semanas de margen, porque sus horarios pueden condicionar todo el encuentro.
Envía las invitaciones con un plazo claro de respuesta y fija una fecha límite para las inscripciones. Usa esa cifra final para preparar la lista definitiva, las tarjetas de nombre y las preferencias dietéticas.
Revisa los discursos y los archivos de música al menos un día antes. Comprueba cada micrófono, altavoz, soporte, cable, regleta y mesa de mezclas antes de que lleguen los invitados.
Prepara con antelación las fotos, los recuerdos, los marcos y la pared fotográfica. Imprime el programa, las tarjetas conmemorativas y los carteles antes del día del encuentro; imprimirlos a última hora deja poco margen para corregir errores.
Reserva las últimas horas para la logística: comprobar la ruta y el aparcamiento, recoger las flores, enfriar las bebidas, cargar el equipo y ventilar la sala. Abre el lugar con tiempo suficiente para montar mesas, sillas y la recepción sin trabajar mientras llegan los primeros invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro conmemorativo?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los ponentes y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para revisar discursos, imprimir materiales y comprobar el equipo.
¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados?: Fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del encuentro. Así tendrás tiempo para confirmar las preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y ajustar la compra.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y la comida?: Haz la compra con 1 o 2 días de antelación y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. El día del encuentro, coloca tazas, vasos, platos y bandejas después de montar las mesas.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar?: Abre la sala entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite ventilar, montar mesas, probar el sonido, colocar las flores y preparar la recepción sin prisas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.