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Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkveranstaltung braucht einen ruhigen Ablauf und viele kleine Absprachen. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Redner, Musik und Einladungen organisierst. Später folgen Gästeliste, Erinnerungen, Technik und Bewirtung. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Aufbauplan, geprüfte Mikrofone und ein Empfangstisch, damit Angehörige nicht nebenbei organisatorische Fragen lösen müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Redner und Prediger ansprechen

    2 Personen

  • Musik und Vorträge auswählen

    3 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Gedenkkarten drucken

    2 Personen

  • Fotos und Erinnerungen sammeln

    3 Personen

  • Fotowand zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Reden prüfen

    2 Personen

  • Route und Parkstreifen kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Blumengestecke abholen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Fotowand aufstellen

    2 Personen

  • Gedenkecke einrichten

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Kerzen sicher aufstellen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Kalte Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste willkommen heißen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kerzen verteilen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musik während des Programms abspielen

  • Stille- und Gedenkmoment begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Kerzen sicher löschen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sicher verstauen

    2 Personen

  • Blumengestecke nachliefern

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gästebuch sicher aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • Empfangstisch
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 12
  • GedenktücherAnz. 4
  • Gästebuch
  • SchreibstifteAnz. 12
  • ProgrammtafelnAnz. 6
  • KerzenhalterAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-KerzenAnz. 20
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Reden, Musik und Vorträge spätestens zwei Wochen vor dem Termin und prüfe die endgültigen Dateien einige Tage vorher. So bleibt Zeit für Änderungen an Länge, Reihenfolge oder Tonqualität.
  • Fordere Anmeldungen mit Ernährungswünschen mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. Schicke 3 bis 4 Tage vorher eine Erinnerung und erstelle danach die endgültige Gästeliste.
  • Bereite Namensschilder, Gedenkkarten und das Gästebuch nicht erst am Veranstaltungstag vor. Lege zusätzlich Schreibstifte, Programmtafeln und Bilderrahmen am Vorabend gemeinsam bereit.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn im aufgebauten Saal. Lade Geräte vorher vollständig auf und halte die Musikdateien auf einem zweiten Gerät bereit.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee und Wasser so auf, dass der Empfang nicht den Zugang zum Saal blockiert. Kontrolliere außerdem am Vortag Route, Parkmöglichkeiten und die Öffnungszeit der Location.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Programm. Redner, Einladungen und gesammelte Fotos brauchen meist mehr Vorlauf als die Dekoration.
Wann sollten Einladungen für eine Gedenkveranstaltung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Namensschilder und Bewirtung angepasst werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gedenkveranstaltung?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee, Tee und Wasser. Bei einer Veranstaltung von 2 bis 3 Stunden solltest du insgesamt ungefähr 3 bis 4 Getränke pro Person einplanen.
Wann sollte die Technik bei einer Gedenkveranstaltung geprüft werden?
Führe den vollständigen Tontest mindestens 60 Minuten vor Beginn durch. Prüfe dabei jedes Mikrofon, die Lautsprecher, Musikdateien, Kabel und die Lautstärke vom vorgesehenen Rednerplatz aus.

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