Checklist voor een herdenkingsbijeenkomst organiseren

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige planning en duidelijke taakverdeling. Leg eerst datum, locatie en programma vast en benader daarna familie, rouw- en contactpersonen, sprekers en genodigden. Verzamel herinneringen en foto’s op tijd, zodat er ruimte is voor afdrukken, fotolijsten en een fotowand. Controleer techniek, route en toegankelijkheid uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf draait het vooral om ontvangst, een getest programma en voldoende tijd voor koffie, thee en napraten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimte reserveren
Rouw- en contactpersonen benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers en voordrachten bevestigen
2 personen
Muziek voor programma selecteren
2 personen
Herinneringen en foto's verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Herdenkingskaarten schrijven
2 personen
Foto's afdrukken
Muziekbestanden testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Herinneringstafel inrichten
3 personen
Condoleanceboek klaarleggen
Bloemen en kaarsen plaatsen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon en muziek testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Toiletten controleren
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Muziek afspelen
Kaarsen aanreiken
2 personen
Condoleanceboek begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Gasten begeleiden naar uitgang
2 personen
Kaarsen veilig doven
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie voorzichtig verwijderen
2 personen
Herinneringsmateriaal veilig opbergen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
Foto's en kaarten terugbezorgen
2 personen
Condoleanceboek overdragen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Condoleanceboek
Fotolijstenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 10
Kaarsenhoudersaantal 12
Glazen windlichtenaantal 8
Bloemenvazenaantal 8
Herdenkingslintenaantal 4
Fotowandpanelenaantal 3
Fotohoudersaantal 20

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Audiokabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledtafellampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Maatbekersaantal 3
Keukenbladschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Waterkokeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 10 tot 20 minuten en bevestig sprekers en voordrachten minimaal één week vooraf. Houd daarnaast ruimte vrij voor binnenkomst en een moment van stilte.
Verzamel foto’s, herinneringen en teksten uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst. Zo blijven er nog enkele werkdagen over om foto’s af te drukken, herdenkingskaarten te schrijven en het programma te maken.
Test laptop, audiokabels, draagbare speaker en draadloze microfoon minstens 24 uur vooraf op de locatie. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en controleer of de microfoon vanaf de spreektafel goed verstaanbaar is.
Maak de ontvangsttafel ten minste 60 minuten voor aanvang gereed met naamkaartjes, het condoleanceboek en eventuele herdenkingskaarten. Zet kapstokken en een duidelijke route naar de ruimte klaar voordat de eerste gasten komen.
Koel dranken enkele uren vooraf en reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon. Zet koffie, thee, water, kopjes, glazen en servies apart klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsbijeenkomst?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Voor een grotere bijeenkomst of wanneer veel familie uitgenodigd wordt, geeft 6 tot 8 weken meer ruimte voor reacties, sprekers en drukwerk.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf. Vraag genodigden om uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst te reageren, zodat je aantallen, dieetwensen en zitplaatsen kunt verwerken.
Hoeveel stoelen en drank heb je nodig bij een herdenkingsbijeenkomst?: Zet voor iedere aangemelde gast één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul koffie, thee en water aan op basis van de duur van het napraten.
Wanneer test je de muziek en microfoon voor een herdenkingsbijeenkomst?: Test alle muziekbestanden en de microfoon uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals 30 minuten voor aanvang. Controleer ook kabels, stroompunten en het volume vanaf de achterste zitplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.