Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Redebeiträge spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Bestätige Referenten, Musik und die gewünschte Länge jedes Vortrags erneut, bevor du das Programm druckst.
• Erfasse Anmeldungen nicht nur nach Personenzahl, sondern auch nach Ernährungswünschen und benötigter Zugänglichkeit. Schließe die Liste 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung und gib die endgültige Zahl an den Veranstaltungsort weiter.
• Teste Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, Audiokabel und Verlängerungskabel mindestens am Vortag gemeinsam im Raum. Lege Musikdateien zusätzlich offline bereit, damit der Ablauf nicht von einer Internetverbindung abhängt.
• Sammle Erinnerungen und Fotos frühzeitig und beschrifte die Bilder vor dem Aufbau. Für Fotowand, Bilderrahmen und Fotohalter solltest du einen festen Platz bestimmen, damit die Ausstellung nicht den Empfang oder die Wege versperrt.
• Plane Getränke und Snacks für die tatsächliche Dauer des Treffens und kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher. Prüfe vor dem Einlass außerdem Stühle, Tische, Kondolenzbuch, Namensschilder und die Raumbeleuchtung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum und Programm. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden, damit Angehörige und weitere Gäste planen können.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Gedenkveranstaltung?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Bei einer zweistündigen Veranstaltung solltest du zusätzlich etwa 1 Getränk pro Person einplanen und die Zahl der Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher aktualisieren.

Wann muss die Technik für eine Gedenkveranstaltung getestet werden?

Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop und Musikdateien mindestens 24 Stunden vorher im vorgesehenen Raum. Am Veranstaltungstag sollte eine Person 60 bis 90 Minuten vor Beginn für einen kurzen Funktionstest und die Lautstärkeeinstellung eingeplant sein.

Was muss am Tag der Gedenkveranstaltung zuerst aufgebaut werden?

Hole den Schlüssel ab und kontrolliere zunächst Raum, Wege und Zugänglichkeit. Stelle danach Empfangstisch, Sitzplätze und Rednertisch auf; Technik, Kondolenzbuch, Fotos und Namensschilder sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitliegen.